Diez cosas que no se pueden hacer con Outlook: dummies

Solo lleva unos minutos encontrar algo que un programa puede hacer, y puede pasar todo el día tratando de descubrir algo que el programa no puede hacer.

Tenga en cuenta que Outlook no puede hacer estas diez cosas cuando lo obtiene por primera vez. Sin embargo, debido a que puede reprogramar Outlook con Visual Basic, una persona inteligente podría hacer que Outlook haga muchas de estas cosas creando macros de acceso directo (que están más allá del alcance de este libro).

Carpetas de clasificación personalizada

Las personas más altamente organizadas se organizan aún más cuando usan Outlook. A menudo les gusta archivar cada mensaje de correo electrónico en la carpeta correcta. También les gusta ordenar sus carpetas en un orden muy particular y altamente eficiente, que no siempre es alfabético. Desafortunadamente, la lista de carpetas de Outlook se ordena automáticamente en orden alfabético, sin excepciones. Eso lleva a los quisquillosos a la nuez, pero no hay cambio.

Volver a los menús anteriores

A muchas personas les gusta la cinta de opciones mejor que el sistema de menú anterior de Outlook. Es más grande y más colorido, sin dudas. Pero si aprendió a usar computadoras durante el apogeo de los menús y barras de herramientas, es posible que desee hacer clic en los menús antiguos y familiares. Lo siento, la Cinta lo tiene listo por ahora.

Insertar un número de teléfono en su calendario

Cuando ingresa a una cita, sería bueno que Outlook busque el número de teléfono de la persona con la que se está reuniendo e inserte el número en el registro de citas. Muchos teléfonos inteligentes pueden hacer esto a través de una función de búsqueda de dirección, pero no puede hacer que Outlook siga su ejemplo. Quizás en otra ocasión.

Abrir un mensaje desde el panel de lectura

Si usted es como muchas personas, la lista de mensajes de correo electrónico que almacena en Outlook sirve como registro histórico de todo lo que hace.

Quizás se desplaza hacia adelante y hacia atrás a través de sus mensajes de vez en cuando para controlar lo que ha enviado a quién y cuándo. Si su lista es relativamente larga, y selecciona un mensaje para mostrar en el panel de lectura, y luego desplácese por la lista para ver un mensaje diferente, no puede simplemente hacer clic con el botón derecho en el panel de lectura para abrir el mensaje que está visita.

No parece que sea terriblemente difícil para Microsoft incluir un comando de clic derecho para abrir el mensaje en el panel de lectura, pero no está allí.

Realizar impresión a doble cara

A algunas personas les gusta imprimir su agenda y guardarla en una carpeta para que se vea como uno de esos anticuados libros de planificación. El único problema con eso es que Outlook no sabe cómo reorganizar las páginas impresas según si la página está en el lado izquierdo o en el lado derecho del libro cuando lo mira.

Esta es una objeción muy pequeña, pero si es importante para ti, lo siento, tendrás que vivir con la impresión a una cara.

Buscar y reemplazar códigos de área

Parece que las personas de la compañía telefónica cambian los códigos de área con más frecuencia de lo que cambian sus calcetines actualmente. Si necesita cambiar todos sus 312 a 708 s, Outlook no puede hacer eso automáticamente; Tendrás que cambiarlos uno por uno. Microsoft sí ofreció una utilidad para cambiar los códigos de área rusos, pero en cuanto a los códigos de área en los Estados Unidos, ¡nyet!

Incrustar imágenes en Notes

Puede copiar y pegar una imagen, archivo u otro elemento en el cuadro de texto en la parte inferior de cualquier registro de Outlook cuando abre casi cualquier formulario de Outlook. Puede pegar una foto de una persona en el cuadro de texto del registro de contacto de la persona, por ejemplo, pero esas pequeñas notas adhesivas amarillas no le permiten hacer eso; aceptan solo texto

Calcular gastos con entradas de llamadas telefónicas de diario

Puede realizar un seguimiento de la cantidad de tiempo que pasa hablando con cualquier persona, pero no puede calcular el tiempo total de llamadas o el costo total de llamadas para fines de facturación.

Crear registros de contacto para todos los destinatarios de un correo electrónico

Cuando recibe un mensaje de correo electrónico dirigido a todo un grupo de personas, puede crear una lista de distribución a partir de ese mensaje copiando todos los destinatarios a un grupo. También puede convertir un mensaje de una sola persona en un registro de contacto individual arrastrando el mensaje al ícono de Personas.

Pero si desea crear registros de contacto para un grupo de personas, debe crear un registro de contacto para cada persona individualmente, sin arrastrar y soltar, sin copiar y pegar.

Copia de seguridad de datos de Outlook

Muchas personas almacenan su información comercial más importante en Outlook, información que es tan valiosa que perderla prácticamente podría cerrar un negocio o terminar una carrera. No es un chiste.

Pero después de más de diez años en el mercado, Outlook nunca recibió una herramienta decente para salvaguardar sus propios datos de pérdidas.

Sí, todo el mundo sabe que debe hacer una copia de seguridad de todos los datos en su computadora regularmente, y puede hacer copias de sus datos críticos de Outlook (algunas de esas teclas de memoria pequeñas pueden hacer el trabajo, y puede guardar los datos de Outlook en un computadora de mano si es necesario), pero es un poco molesto que nunca se haya agregado esa característica a Outlook.

Algunos de los servicios de copia de seguridad en línea como Mozy hacen un buen trabajo al hacer una copia de seguridad de sus datos de Outlook.