Cómo usar QuickBooks Online Client Collaborator Tool - dummies

QuickBooks Online y QuickBooks Online Accountant contienen una herramienta llamada Client Collaborator que puede usar para comunicarse con su cliente sobre las transacciones existentes. Client Collaborator es una herramienta bidireccional; usted o su cliente pueden enviar un mensaje y el destinatario del mensaje puede responder. Piense en Client Collaborator como una forma de enviar un mensaje de texto usando QBOA o QBO.

Puede comunicarse sobre ciertos tipos de transacciones pero no sobre otras. En general, puede comunicarse sobre la publicación de transacciones tales como facturas, facturas, pagos a clientes, cheques a proveedores y transacciones con tarjeta de crédito. Pero no encontrará el botón Conversación al que se hace referencia en esta sección en Windows para obtener efectivo y transacciones que no se publican, como recibos de ventas, transacciones de gastos, gastos facturables, cargos diferidos, notas de abono y ventanas relacionadas con sueldo y nómina.

Aunque usted o su cliente pueden iniciar mensajes, comience desde la interfaz QBOA y publique un mensaje a un cliente. Siga estos pasos:

1. Abra la compañía del cliente.

2. Abra la transacción que cuestiona.

3. En la esquina superior derecha de la ventana de transacción, haga clic en el botón Conversación.

   

   crear un mensaje para un cliente.

   QBOA muestra la parte inferior del mensaje, que contiene una sección de Actividades.

   La sección de Actividades no aparece mientras está creando una nueva transacción; aparece solo en transacciones creadas previamente.

4. En la sección Actividades, haga clic en la lista desplegable para seleccionar un destinatario del mensaje.

5. Escriba su mensaje.

6. Haz clic en Publicar.

   QBOA envía un mensaje de correo electrónico al destinatario, y el mensaje publicado aparece en la parte inferior de la sección Actividades, junto con la fecha y hora en que se publicó el mensaje.

   

   Los mensajes publicados aparecen debajo de la sección Actividades.

Cuando el destinatario del mensaje abre el correo electrónico, aparece un mensaje como el que se muestra, explicando que un mensaje relacionado con una transacción en particular se ha publicado en la compañía QBO del destinatario.

Un mensaje de correo electrónico generado por la herramienta Client Collaborator.

Para ver el mensaje y responder, el destinatario puede hacer clic en el enlace del mensaje; el enlace muestra inicialmente la página de inicio de sesión de QBO para que el cliente pueda iniciar sesión en su empresa. Si su cliente inicia la conversación, aparece la página de inicio de sesión de QBOA.

Una vez que el cliente inicia sesión, el botón de conversación aparece en la esquina superior derecha de la página de inicio de la empresa QBO, junto al icono de engranaje.El botón Conversación contiene el número 1, que indica que el cliente tiene un mensaje, y el cliente puede hacer clic en el botón Conversación para ver el mensaje.

Cuando existen mensajes, el botón Conversación muestra la cantidad de mensajes en espera.

Si el cliente luego hace clic en el mensaje, se abre la transacción desde la cual se originó el mensaje. El cliente puede desplazarse hasta la parte inferior del mensaje y, en el área de Actividades, responder al mensaje seleccionando un destinatario, escribiendo un mensaje y posteándolo. Client Collaborator continúa el proceso, enviando una notificación por correo electrónico de un mensaje al destinatario, que hace clic en el enlace del mensaje para abrir la empresa y leer y responder. La conversación de mensajes continúa apareciendo en la parte inferior de la transacción.