Cómo planear su sistema QuickBooks 2013 - Dummies

Si comprende un par de artículos de gran formato (lo que hace la contabilidad y los sistemas contables), desde el principio, descubra que el proceso de instalación de QuickBooks 2013 tiene mucho más sentido.

¿Qué contabilidad hace

Pensar en lo que hace la contabilidad? La gente puede discutir sobre los pequeños detalles, pero la mayoría estaría de acuerdo en que la contabilidad hace las siguientes cuatro cosas importantes:

• Mide las ganancias y las pérdidas

• Informes sobre la situación financiera de una empresa (sus activos, pasivos y valor neto)

• Proporciona registros detallados de los activos, pasivos y cuentas de capital del propietario

• Suministra información financiera a partes interesadas, especialmente a la gerencia

¿Qué sistemas de contabilidad hacen

Ahora eche un vistazo breve a qué sistemas de contabilidad, o al menos a qué sistemas contables de pequeñas empresas, normalmente lo hacen:

• Producir estados financieros, incluyendo estados de resultados, balances y otros informes contables.

• Genere formularios comerciales, incluidos cheques, cheques de pago, facturas, extractos de clientes, etc.

• Mantenga registros detallados de cuentas clave, incluido efectivo, cuentas por cobrar (cantidades que los clientes deben a una empresa), cuentas por pagar (cantidades que una empresa debe a sus proveedores), artículos de inventario, activos fijos, etc.

• Realizar funciones de gestión de información especializadas. Por ejemplo, en la industria editorial, los editores de libros a menudo pagan regalías a los autores. Así que la contabilidad de regalías es una tarea que los sistemas de contabilidad de los editores de libros deben hacer habitualmente.

Lo que hace QuickBooks 2013

Está bien, después de que comprenda qué hace la contabilidad y qué sistemas de contabilidad suelen hacer, puede ver con cierta perspectiva lo que QuickBooks hace:

• Produce estados financieros

• Genera muchas formas de negocios comunes, incluyendo cheques, cheques de pago, facturas de clientes, estados de cuenta de clientes, notas de crédito y órdenes de compra

• Mantiene registros detallados de un puñado de cuentas clave: efectivo, cuentas por cobrar, cuentas por pagar e inventario en configuraciones simples

QuickBooks hace tres las cuatro cosas que esperarías que hiciera un sistema contable. QuickBooks no proporciona material de contabilidad especializado. Por ejemplo, QuickBooks no hace contabilidad de regalías.

Lo que QuickBooks 2013 no hace

Entonces QuickBooks hace tres de las cuatro cosas que hacen los sistemas de contabilidad, pero no hace todo. QuickBooks a menudo es una solución de contabilidad incompleta. Tenga cuidado, por lo tanto, acerca de establecer sus expectativas. Por lo general, también necesita encontrar soluciones para algunos de sus requisitos especiales de contabilidad.

QuickBooks brinda a los usuarios y empresas mucha flexibilidad. Por lo tanto, volviendo al ejemplo anterior, un editor de libros puede hacer mucho de lo que debe hacer para la contabilidad de regalías en QuickBooks. Este trabajo de contabilidad de regalías simplemente requiere una cierta cantidad de manipulación durante la configuración de QuickBooks.

Sin embargo, QuickBooks (o al menos las versiones más populares de QuickBooks) sufre de un par de debilidades importantes:

• QuickBooks Pro no proporciona una buena manera de manejar la fabricación del inventario. Sin embargo, QuickBooks Premier y QuickBooks Enterprise Solutions son compatibles con la contabilidad de fabricación simple. Y QuickBooks Enterprise Solutions brinda cierta capacidad adicional de administración de inventario (sitios de inventario múltiple, seguimiento de lotes y números de serie, y costos FIFO) como parte de su característica de Inventario anticipado.

  (Estas versiones de QuickBooks lo ayudan a dar cuenta del proceso de convertir materias primas en productos terminados y también a lidiar con algunas complejidades de inventario de la vida real.)

• Solo QuickBooks Enterprise Solutions maneja la situación de almacenar inventario en múltiples ubicaciones. En otras palabras, QuickBooks Pro y QuickBooks Premier simplemente muestran, por ejemplo, que tiene 3,000 widgets. No le permite realizar un seguimiento del hecho de que tiene 1 000 widgets en el almacén, 500 widgets en la tienda A y 1, 500 widgets en la tienda B.

A pesar de que QuickBooks puede ser un solución incompleta y no puede manejar el inventario de la manera que desee o necesite, QuickBooks sigue siendo una muy buena solución. Lo que QuickBooks hace, lo hace muy bien. Considere el hecho de que QuickBooks estará disponible durante mucho, mucho tiempo.

Es mucho más probable que un producto de software contable con 600 usuarios, por ejemplo, se suspenda en lugar de un producto como QuickBooks, que tiene 4, 000, 000 clientes.