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Porque la información que tiene en QuickBooks 2016 es privada, su primera preocupación en la administración de un sistema de contabilidad QuickBooks es mantener la confidencialidad de sus datos. Los datos contables a menudo son información confidencial. Sus datos de QuickBooks muestran cuánto dinero tiene en el banco, qué debe a los acreedores y cuánto (¡o qué poco!) Gana su empresa.
Tiene dos métodos complementarios para mantener la confidencialidad de sus datos de QuickBooks. El primer método para mantener la confidencialidad se basa en las características de seguridad integradas en Microsoft Windows. El otro método se basa en las características de seguridad de QuickBooks.
Uso de la seguridad de Windows
Puede usar la seguridad proporcionada por Microsoft Windows para restringir el acceso a un archivo, ya sea un archivo de programa o un archivo de datos, a usuarios específicos. Esto significa que puede usar la seguridad de nivel de Windows para decir quién puede y quién no puede usar el programa QuickBooks o acceder al archivo de datos de QuickBooks.
Si ya está empleando seguridad a nivel de Windows, usted (o alguien en su oficina) sabe cómo usar esa herramienta para evitar el acceso no autorizado a (o el uso de) archivos de programa y archivos de datos. Para usar la seguridad de nivel de Windows para QuickBooks, simplemente puede aplicar su conocimiento general existente al archivo del programa QuickBooks o al archivo de datos de QuickBooks.
Si aún no está utilizando la seguridad de nivel de Windows, no necesita tomarse la molestia de aprender el complicado sistema de seguridad de Windows. Puede usar la seguridad más simple de QuickBooks.
Uso de la seguridad de QuickBooks
Puede proteger la confidencialidad de sus datos de QuickBooks asignando una contraseña a un archivo de datos de la compañía QuickBooks. Puede hacer esto durante el proceso de configuración de QuickBooks. También puede configurar una contraseña eligiendo el comando Compañía → Cambiar su contraseña. Cuando elige este comando, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Cambiar contraseña de QuickBooks.
Para configurar una contraseña, simplemente ingrese la misma contraseña en el cuadro de texto Nueva contraseña y en el cuadro de texto Confirmar contraseña nueva. Tenga en cuenta que su contraseña está asociada con el nombre de usuario Admin (que significa administrador ). Si aún no ha configurado una contraseña, no tiene una contraseña anterior, por lo que no verá un cuadro de texto Contraseña anterior. Si está trabajando con una contraseña de administrador, también debe proporcionar una pregunta y respuesta de desafío. (Esto le permitirá recuperar su acceso a su archivo de QuickBooks si olvida la contraseña de administrador).)
Obviamente, desea configurar su contraseña para que nadie (ni siquiera una computadora) pueda adivinarla. Esto significa que su contraseña no debe ser una palabra en un diccionario. Su contraseña tampoco debe ser un número. Y su contraseña especialmente no debe ser una palabra, frase o nombre que algún compañero de trabajo pueda descifrar fácilmente. Las mejores contraseñas (desde el punto de vista de la seguridad) son combinaciones sin sentido de letras y números, como f34t5s o s3df43x2. Y otra cosa. Más tiempo es mejor.
Después de configurar su contraseña, debe cambiarla periódicamente. Para cambiar su contraseña, también elija el comando Compañía → Cambiar su contraseña. QuickBooks nuevamente muestra el cuadro de diálogo Cambiar contraseña de QuickBooks. Esta vez, debe ingresar su contraseña anterior en el cuadro de texto Cambiar contraseña. Luego debe ingresar su nueva contraseña en el cuadro de texto Nueva contraseña y en el cuadro de texto Confirmar contraseña nueva.
QuickBooks requiere un nombre de usuario y contraseña antes de abrir el archivo de datos de la compañía. Por ejemplo, si asigna una contraseña al archivo de datos de su compañía, cada vez que se inicia QuickBooks, muestra el cuadro de diálogo de inicio de sesión de QuickBooks, donde ingresa su nombre de usuario y contraseña, y luego hace clic en Aceptar. QuickBooks abre el archivo de datos. Si no puede proporcionar la contraseña, QuickBooks no abre el archivo de datos.
