Cómo facturar a un cliente con QuickBooks 2010 - dummies

Para facturar a un cliente utilizando QuickBooks 2010, debe identificar al cliente y especificar el monto que debe el cliente en la ventana Crear facturas.

1Elija a los clientes → Crear facturas.

QuickBooks muestra una ventana Crear facturas. Esta figura tiene la Lista de ventanas abiertas cerrada para proporcionar más espacio para la ventana Crear facturas. Puede cerrar su Lista de ventanas abiertas haciendo clic en su cuadro de cierre (la pequeña casilla marcada con una X que aparece en la esquina superior derecha de la lista). Para volver a mostrar la Lista de ventanas abiertas después de que la haya cerrado, elija Ver → Abrir lista de ventanas.

2 Seleccione el cliente, o la combinación de cliente y trabajo, de la lista desplegable Cliente: Trabajo.

Si el cliente es un cliente nuevo que aún no ha facturado o descrito en la Lista de clientes, ingrese un nombre breve para el cliente en la lista Cliente: Trabajo. QuickBooks luego indica que el cliente aún no existe en la Lista de clientes y le pregunta si desea agregar al cliente; indica que lo haces. Cuando se le solicite, proporcione la información del cliente que solicita QuickBooks.

3 (Opcional) Clasifique una factura como apropiada en una categoría particular utilizando la lista desplegable Clase.

Puede usar clases para obtener un mejor manejo de las finanzas de su negocio.

4Confirme o proporcione nueva información del encabezado de la factura.

Después de identificar al cliente, QuickBooks rellena los campos Fecha, Factura, Factura a, y posiblemente, Enviar a. Probablemente no necesite cambiar esta información. Debe revisar la información que se muestra en estos cuadros para asegurarse de que sea correcta.

5 Proporcione o confirme la información del campo Factura.

Las facturas incluyen información de campo que registra elementos tales como números de orden de compra, condiciones de pago, fecha de envío y método de envío. Asegúrese de que todo lo que QuickBooks muestre en estos cuadros de campo sea correcto.

6En el área de columnas, describa cada elemento, cada producto o servicio, por el que se factura una factura.

Usa una sola fila para cada artículo. El primer elemento que desea facturar, entonces, entra en la fila 1 del área de columnas. Para cada artículo, ingrese la cantidad pedida, el código del artículo y un precio o tasa. QuickBooks recupera una descripción de artículo de su Lista de elementos y coloca esta información en la columna Descripción.

QuickBooks también calcula el importe facturado por el artículo multiplicando la cantidad por el precio o la tasa. Sin embargo, puede editar los campos Descripción y Monto. Si edita el campo Importe, QuickBooks vuelve a calcular el precio de cada campo dividiendo el importe por la cantidad.

7 Para ingresar artículos adicionales en la factura, ingrese filas adicionales.

Cada artículo que desea facturar, cada artículo que debe aparecer como un cargo separado en la factura, aparece como una fila en el área de columnas.

8En el cuadro de texto Mensaje del cliente en la parte inferior de la ventana Crear facturas, proporcione un mensaje de cliente que aparece en la parte inferior de la factura.

Si ha creado una plantilla de formulario de factura personalizada que incluye otra información de pie de página, estos cuadros de pie de página también aparecen en la parte inferior de la ventana Crear facturas. Puede usarlos para recopilar y transferir información adicional del pie de página.

9 (Opcional) Compruebe su ortografía haciendo clic en el botón Ortografía.

QuickBooks comprueba la ortografía de las palabras que ha utilizado en la factura. Si QuickBooks no encuentra errores ortográficos, aparece un mensaje que le indica que la revisión ortográfica está completa. Si QuickBooks encuentra un error de ortografía (las abreviaturas del código del producto a menudo producen errores ortográficos en QuickBooks) QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Revisar ortografía en el formulario.

10Haga clic en el botón Guardar y cerrar o en el botón Guardar y Nuevo para guardar su factura.

Haga clic en el botón Guardar y cerrar si desea guardar la factura y cerrar la ventana Crear facturas. Utilice el botón Guardar y Nuevo si desea guardar la factura y luego ingrese otra factura en la versión en blanco de la ventana Crear Facturas.