Qué sucede cuando condensa el archivo QuickBooks Company - dummies

El proceso de condensación de archivos de QuickBooks hace dos cosas: El comando QuickBooks Condense crea una copia permanente del archivo de datos de QuickBooks (llamado una copia de archivo del archivo); el proceso de condensación de archivos hace que el archivo de datos sea más pequeño al resumir muchas antiguas transacciones cerradas y detalladas que usan entradas de diario de grandes monstruos.

Debido a que esta condensación y archivo pueden ser un poco confusos, aquí hay un resumen rápido de lo que sucede exactamente cuando condensa el archivo de la compañía QuickBooks. Esto es lo que típicamente hace QuickBooks durante el proceso:

• Guarda una copia de archivo de los archivos de su compañía: cuando condensa el archivo de la compañía QuickBooks, QuickBooks guarda una copia de archivo de ese archivo.

• Elimina transacciones antiguas cerradas: como parte del proceso de condensación, QuickBooks le brinda la oportunidad de eliminar transacciones antiguas y cerradas de la versión actual y operativa del archivo de la compañía QuickBooks. Recuerde que el archivo crea una copia de archivo del archivo de la compañía QuickBooks.

  Aún tiene la versión de trabajo del archivo de la compañía QuickBooks, sin embargo, y es esta versión actual y funcional del archivo de la compañía QuickBooks la que se limpia o se condensa mediante la eliminación de archivos viejos y cerrados. actas.

  Las transacciones cerradas son transacciones que QuickBooks ya no necesita rastrear en detalle. Por ejemplo, una factura de cliente anterior, después de que se pagó, es una transacción cerrada. Un cheque antiguo escrito a un proveedor, una vez que se ha liquidado el banco, es una transacción cerrada.

• Resume transacciones antiguas cerradas: debido a que las transacciones antiguas y cerradas se eliminan del archivo de datos de QuickBooks, la condensación generalmente crea entradas de diario mensuales resumidas para las transacciones antiguas cerradas y coloca estas transacciones de resumen en la corriente, versión de trabajo del archivo de datos de QuickBooks.

  Estos asientos de diario mensuales resumidos le permiten continuar preparando estados financieros mensuales. Por ejemplo, aunque el archivado elimina todas las transacciones viejas y cerradas de, por ejemplo, enero de 2011, aún puede generar estados financieros para enero de 2011 en 2014. Para generar estados financieros mensuales de enero de 2011, QuickBooks utiliza las entradas de resumen del diario mensual.

• Borra el seguimiento de auditoría: QuickBooks mantiene un registro de auditoría que muestra quién ha ingresado qué transacciones. Un efecto casi oculto de la limpieza de los archivos de datos de QuickBooks se refiere a la pista de auditoría. Si limpia un archivo de la compañía e indica que el archivo de la compañía debe estar condensado, QuickBooks borra el registro de auditoría antes de la fecha de "eliminación de transacciones cerradas en o antes de".

  En otras palabras, durante el período de tiempo en que QuickBooks elimina transacciones antiguas y cerradas, también elimina la pista de auditoría de esas transacciones.

El proceso de archivo condensado generalmente significa crear una copia del archivo de datos de QuickBooks que guarde y guarde en un lugar y luego crear una versión reducida del archivo de la empresa en funcionamiento. Sin embargo, el comando que usa para condensar el archivo de la compañía QuickBooks también le permite crear archivos de compañía casi vacíos.

La mayoría de la gente nunca necesita usar esta opción. Solo una categoría de usuarios de QuickBooks que quieran crear archivos de empresa casi vacíos: los CPA y los consultores (que desean reutilizar un archivo de la compañía para otra unidad comercial o cliente) pueden usar este comando para crear archivos de datos de la compañía que tienen muchos las listas ya están configuradas