Diez preguntas a considerar cuando selecciona herramientas de usuario: variables ficticias

Pocas cosas son más frustrantes que construir con éxito un depósito de datos y luego dejarlo inutilizable por herramientas de usuario poco satisfactorias. Esta lista presenta algunas preguntas para tener en cuenta cuando evalúa las herramientas que tal vez quiera comprar.

¿Quiero un smorgasbord o un restaurante sentado?

Apuesto a que no esperabas que apareciera una pregunta como esta, ¿o sí? Esta analogía a menudo ayuda a enmarcar la discusión de lo que estás viendo en una herramienta. Cuando se creó inicialmente la inteligencia empresarial, existía una visión amplia que los usuarios podían cumplir por sí mismos.

El usuario iría a un entorno, aislado por todos los fundamentos de los datos, y simplemente haría una pregunta y obtendría una respuesta, haría la siguiente pregunta, y así sucesivamente. Pero a menudo, TI ha restringido la herramienta para que el usuario final no pueda acceder a ella, por lo que no puede servirla por sí mismo, como en un restaurante informal.

¿Puede un usuario detener una consulta desbocada o un informe?

Casi todos los usuarios de herramientas envían ocasionalmente una consulta (o realizan algún otro tipo de operación, como ejecutar un informe) que sigue y sigue y sigue …

Una herramienta de usuario debe dar a los usuarios una forma de detener este tipo de consultas o informar con elegancia, sin hacer nada de lo siguiente:

• Bloqueando la PC de escritorio del usuario y obligándolo a activar apagado o reinicio

• Interfiriendo con el trabajo de otros usuarios (requiriendo que detenga el servidor de la base de datos y lo reinicie, por ejemplo)

• De lo contrario, causando una interrupción en el negocio como siempre

¿Cómo se diferencia el rendimiento con cantidades variables de datos?

Puede haber determinado durante el alcance del proyecto que su depósito de datos comenzará con 500 gigabytes de datos, por ejemplo, y crecerá a 1 terabyte durante los próximos dos años. Vale la pena saber, sin embargo, cómo cada herramienta funcionará no solo con los 500 gigabytes iniciales y el objetivo eventual, sino también con 2 o incluso 3 terabytes, por las dudas.

¿En caso de qué? Aquí hay algunas posibilidades:

• Nuevas fuentes de datos que nadie podría prever durante el alcance del proyecto.

• La decisión de agregar un mayor nivel de detalle a los datos.

• La decisión de no eliminar datos antiguos, sino guardarlos en el almacén de datos.

• Se produce una fusión imprevista, y debe incorporar la información de las nuevas entidades en su depósito de datos.

¿Pueden los usuarios acceder a diferentes bases de datos?

Estoy hablando de diferentes bases de datos de información de la misma herramienta, no necesariamente productos DBMS diferentes.Por ejemplo, un usuario puede acceder al almacén de datos normal almacenado en un servidor local de Windows NT para la mayoría de consultas e informes y, utilizando la misma herramienta, tener acceso a esta información:

• Centro de datos de otro departamento, para consultas ocasionales > Almacén de datos principal de la organización

• Proveedor de datos externo a través de Internet

• Los usuarios no deberían tener que cambiar herramientas para realizar funciones similares (consultas e informes básicos, u OLAP, por ejemplo) contra diferentes fuentes de datos.

¿Se pueden cambiar fácilmente las definiciones de datos?

Aunque el proceso para iniciar y ejecutar el primer conjunto de definiciones de datos es bastante sencillo en la mayoría de las herramientas del usuario, debe hacerse estas preguntas sobre cuándo debe realizar modificaciones:

¿Con qué facilidad puede actualizar su totalidad? las definiciones de datos de la comunidad de usuarios, y ¿cuánto tiempo lleva? (¿Tiene 100 usuarios? 1, 000? 5, 000?)

• ¿Cómo se modifican las consultas y los informes que utilizan datos que ya no existen o los datos con una estructura modificada (su tipo y tamaño de datos, por ejemplo)?

• ¿Qué sucede con las secuencias de comandos y los programas que forman parte de la herramienta?

• ¿Cómo se implementa la herramienta?

¿La herramienta requiere la implementación de escritorio o puede implementarla dentro de la configuración de navegador estándar de su organización? Si está buscando una herramienta que no está disponible para su implementación en un navegador, es posible que desee volver a evaluar sus criterios. La implementación del servidor reduce muchos de los costos que existen cuando tiene que implementar herramientas en la PC.

Sin embargo, la mayoría de las suites de inteligencia empresarial no han avanzado en un área: sus herramientas de modelado y administración. Todavía hay una gran inclinación hacia las herramientas de escritorio en esta área.

Considerando que la mayoría de las organizaciones tienen estándares internos para las PC de sus clientes, el proceso de averiguar qué tan bien encaja una herramienta en su configuración estándar debería ser sencillo. Suponiendo que el producto se ejecute en el sistema operativo de su computadora de escritorio (siempre falla si no lo hace), debe considerar estos problemas:

Qué tan bien funcionan los programas de conectividad e interoperabilidad, como controladores para conectividad de bases de datos y conectividad de repositorios.

• Si debe cargar el software en cualquier orden especial. Sí, los proveedores aún proporcionan software que entra en conflicto si no lo carga en la secuencia correcta.

• Cuando tiene opciones sobre dónde pueden residir ciertos componentes de una herramienta (en cada cliente, por ejemplo, o ubicados una vez en cada servidor), determine la configuración recomendada y si existe algún problema en su entorno.

• ¿Cómo cambia el rendimiento si tiene una gran cantidad de usuarios?

Debe saber cómo cambia el rendimiento cuando aumenta la cantidad de usuarios. Debería ver poco o ningún efecto en el rendimiento si el entorno de una herramienta está diseñado de manera correcta y eficiente: asegúrese de que la herramienta que está considerando se encuentre en esta categoría.

¿Qué ayuda y asistencia en línea está disponible y qué tan bueno es?

Cualquier herramienta que valga la pena debería incluir una ayuda en línea bastante extensa.Las características que debe buscar incluyen asistentes, tutoriales, ayuda contextual y plantillas para consultas e informes.

¿Admite la herramienta interfaces con otros productos?

Aunque algunos productos OLAP incluyen interfaces directas desde su base de datos en una hoja de cálculo (generalmente Microsoft Excel), incluso si usa las capacidades de informe y consulta de un producto, los usuarios siempre deberían poder recuperar datos de la herramienta de inteligencia empresarial y abrirla. en Excel para más análisis, manipulación o lo que quieran hacer.

Por lo general, debería poder incluir informes en documentos de procesamiento de texto (como un archivo de Microsoft Word), gráficos y programas de presentación (por ejemplo, Microsoft PowerPoint), una base de datos personal (como Microsoft Access) y (de Por supuesto) una hoja de cálculo (como Excel).

¿Qué sucede cuando desconectas el enchufe?

Adelante, pruébalo. En el medio de una consulta o informe, apague su PC y vea qué sucede.

Desea asegurarse no solo de que los usuarios puedan reiniciar una PC de escritorio sin ningún problema de configuración (por ejemplo, archivos temporales y errores en el área de trabajo que impidan al usuario realizar trabajos adicionales hasta que se resuelvan los errores), sino también que la interrupción no afecta la base de datos de su almacén (ni ningún servidor intermedio).

O mejor aún, descubra si el producto es lo suficientemente inteligente como para darle la bienvenida al usuario a través de su navegador, reconectando a ese usuario con su consulta.