Acceso 2010 All-In-One for Dummies Cheat Sheet - dummies

Por Alison Barrows, Margaret Levine Young, Joseph C. Stockman

Access 2010 facilita la administración de datos, combinando una interfaz visual con el poder de una base de datos relacional. Aprenda a organizar datos en tablas, formularios de diseño e informes para editar y presentar información, y cree consultas para seleccionar y combinar información. Los próximos pasos son escribir macros y scripts de VBA para hacer que su base de datos sea inteligente y publicar datos en la Web usando SharePoint.

Cómo diseñar una base de datos relacional en Access 2010

Cuando utiliza un programa de base de datos como Access 2010, no puede simplemente comenzar a ingresar datos. En su lugar, debe crear un diseño de base de datos relacional, dividiendo su información en una o más tablas, cada una compuesta de campos (que son como las columnas en una hoja de cálculo). Las tablas se conectan usando uniones relacionales, donde un campo en una tabla coincide (se relaciona con) un campo en otra. Aquí está la idea general.

Identifique sus datos .

Haga una lista de los posibles campos (datos), incluidos texto, numérico, fecha, verdadero / falso y otros tipos de datos.
Eliminar campos redundantes.

No almacene la misma información en más de un lugar. Si puede calcular un campo de otro, almacene solo uno. (Por ejemplo, almacene fecha de nacimiento o edad, pero no ambas).
Organice los campos en tablas.

Agrupe sus campos de acuerdo con lo que describen, de modo que cada grupo se convierta en una tabla. Por ejemplo, una base de datos de entrada de pedidos para una tienda puede tener una tabla para clientes, una para productos y otra para pedidos.
Agregue tablas para códigos y abreviaturas.

Planifique incluir una tabla de nombres de estado y códigos de dos letras, y una tabla de todos los demás códigos o abreviaturas que planea usar en la base de datos. Utilizará estas tablas para crear listas desplegables de valores que puede elegir al ingresar registros.
Elija una clave principal para cada tabla.

La clave principal es el campo que identifica de manera única cada registro en la tabla. Puede indicar a Access que asigne un número de identificación único a cada registro mediante el uso de un campo Autonumérico.
Vincula las tablas.

Vea qué tablas contienen campos que coinciden con los campos en otras tablas. En una base de datos de entrada de pedidos, la tabla Pedidos debe contener un campo para identificar al cliente que ha realizado el pedido, un campo para que coincida con el campo de clave principal en la tabla Clientes. La mayoría de las relaciones son uno a muchos, donde un registro en una tabla puede coincidir con más de uno (o no) registros en otra tabla.

Consejos para elegir tipos de campo en Access 2010

Cuando diseña una base de datos en Access 2010, usted decide qué tipo será cada campo. Aquí hay consejos sobre cuándo usar qué tipo de campo.

Tipo de campo	Lo que contiene
Texto	Texto de hasta 255 caracteres de largo (incluyendo espacios y signos de puntuación). Utilice un campo de texto, no un campo de número, para códigos , como números de teléfono, códigos postales y otros códigos postales , incluso si parecen números.
Memo	Como un campo de texto, pero más de ellos: hasta 65, 536 caracteres. Un campo de memo puede contener texto enriquecido (formateado), y usted puede configurarlo en Agregar solo, para que pueda acumular notas de texto, sin permitirle al usuario borrar lo que ya está ahí.
Número	Solo números. Puede usar + o - antes del número, y un punto decimal . Si planea hacer cálculos matemáticos con un campo, use un campo Número o Moneda.
Moneda	Números con un signo de moneda delante de ellos ($, yen; y, por lo tanto, activado).
Autonumérico	Números exclusivos para cada registro y asignados por Access cuando agrega registros, comenzando en 1. Use un campo Autonumérico como campo de clave principal para la mayoría de las tablas.
Fecha / Hora	Fechas, horas o ambas.
Objeto OLE	Enlace e incrustación de objetos. No lo use cuando cree una nueva base de datos; utilice el nuevo tipo de Adjunto en su lugar porque almacena datos de manera más eficiente.
Hipervínculo	Esta cadena de texto está formateada como un hipervínculo. (Si hace clic en el enlace , lo lleva a la página). Esto es especialmente útil si hay información relacionada en la Web.
Sí / No	Sí o no (una condición particular tiene, o no tiene, el efecto) u otros conjuntos de dos palabras, como Verdadero / Falso, Activado / Desactivado o Masculino / Hembra. Utilice un campo Sí / No si desea mostrar el campo como una casilla de verificación en los formularios .
Adjunto	Puede almacenar uno o más archivos completos: imágenes, sonido, documentos de Word, incluso video, en un campo de Adjuntos .
Calculado	Introduzca una fórmula que Access usa para calcular el valor de este campo en función de otros campos en la tabla. Use un campo Calculado cuando se use un valor calculado en muchas consultas, formularios, e informes.

Accesos directos de teclado de Handy Access 2010

Estos métodos abreviados de teclado son especialmente útiles en Access 2010. Algunas teclas funcionan en cualquier lugar de Access 2010, mientras que otras solo funcionan en vistas específicas, como se indica.

Tecla o combinación	Acción
F1	Muestra la ventana de Ayuda.
Ctrl + F1	Oculta o muestra la cinta de opciones.
F5	Accede al registro con el número de registro que escribe.
F6	Mueve el foco a otra área de la ventana.
F7	Comprueba la ortografía en el objeto seleccionado.
F11	Oculta o muestra el panel de navegación.
Eliminar	Elimina el objeto seleccionado.
Alt + Intro	En la vista Diseño, muestra las propiedades del objeto seleccionado.
Ctrl + C	Copia el texto u objetos seleccionados al Portapapeles.
Ctrl + F	Busca texto (con la opción de reemplazarlo) en la tabla abierta, consulta o formulario.
Ctrl + N	Inicia una nueva base de datos.
Ctrl + O	Abre una base de datos.
Ctrl + P	Imprime el objeto seleccionado.
Ctrl + S	Guarda el objeto seleccionado.
Ctrl + V	Pega los contenidos del Portapapeles en la ventana activa.
Ctrl + X	Elimina el texto u objeto seleccionado y lo guarda en el Portapapeles .
Ctrl + Z	Deshace la última acción que se puede deshacer (¡nuestro favorito de todos los tiempos !).
Ctrl +;	Escribe la fecha de hoy.
Ctrl + "	Duplica la entrada del mismo campo en el registro anterior .
Esc	Cancela lo que está escribiendo.

Secretos del diseño de la base de datos de Access 2010

Estos son los cinco mandamientos del diseño de la base de datos, ya sea que utilice Access 2010 u otro programa de base de datos. Una base de datos bien diseñada facilita el mantenimiento de sus datos.

Almacenar información donde pertenece, no donde aparece. Donde almacena información no tiene nada que ver con dónde aparece. En una hoja de cálculo, ingresa la información donde desea que aparezca cuando imprime la hoja de cálculo, pero las bases de datos funcionan de manera diferente. En una base de datos, usted almacena información en tablas basadas en la estructura de la información. Una información puede aparecer en muchos informes diferentes, pero la almacena en un solo campo de una tabla.
Almacene la información tal como existe, no como desee que aparezca en un informe específico. Esto es un corolario de la primera regla. Si desea que los títulos de los libros aparezcan en letras mayúsculas (mayúsculas) en sus órdenes de compra, Access puede capitalizar los títulos por usted. Almacene los títulos de los libros con las mayúsculas correctas para que no quede bloqueado en todos los informes. Access tiene muchas funciones integradas que pueden ajustar la forma en que se formatean el texto, los números y las fechas.
Basura adentro, basura afuera (GIGO). Si no se molesta en crear un diseño bueno y sensato para su base de datos, y si no tiene cuidado de ingresar datos correctos y limpios, su base de datos terminará llena de basura.

Una base de datos bien diseñada es más fácil de mantener que una mal diseñada porque cada información se almacena solo una vez, en un campo claramente nombrado en una tabla claramente nombrada, con las reglas de validación apropiadas en su lugar. Sí, parece mucho trabajo, pero limpiar una base de datos de 10,000 registros incorrectos es (aún más), aún más trabajo.
Separe sus datos de sus programas. Si crea una base de datos para compartir con otras personas (o distribuirlas), almacene todas las tablas en una base de datos (el backend ) y todos los demás objetos en otra base de datos (la parte delantera ) . Luego puede vincular estas dos bases de datos para que todo funcione. Al separar las tablas de todo lo demás, se agiliza todo el proceso de actualización de consultas, formularios, informes u otras cosas más adelante sin alterar los datos de las tablas.
Copia de seguridad temprano y con frecuencia. De acuerdo, este consejo no se trata de diseño, pero es demasiado importante omitirlo: haga una copia de seguridad de su base de datos todos los días. Con suerte, su oficina ya tiene un sistema de copias de seguridad regulares (probablemente todas las noches) que incluye su base de datos.De lo contrario, haga una copia de seguridad de su base de datos a intervalos regulares, y ciertamente antes de realizar cambios importantes. Guarde varias copias de seguridad, no solo la más reciente, en caso de que tarde un tiempo en descubrir un problema.

Cómo mantener la basura fuera de su base de datos de Access

Si los datos que entran en su base de datos a través de tablas y formularios son basura, cualquier resultado o análisis que haga con consultas e informes también le dará basura. Afortunadamente, Access ofrece muchas herramientas para ayudarlo a asegurarse de que los datos que se incluyen en cada campo sean los datos que se supone que deben ir en ese campo. Puede encontrar muchas de las herramientas para mantener la basura en la vista Diseño de tabla:

Tipo de datos : Use el tipo de datos correcto para evitar que se ingresen datos del tipo incorrecto.
Tamaño de campo: limita el número de caracteres. Por ejemplo, si sabe que un campo nunca debe superar los cuatro caracteres, establezca el tamaño del campo en 4 caracteres.
Formato: Hace que los datos se vean correctos. Por ejemplo, puede cambiar el texto a mayúsculas o minúsculas. Las máscaras de entrada, por ejemplo, funcionan con la propiedad de campo Formato.
Máscara de entrada : Una máscara de entrada limita la información permitida en un campo al especificar qué caracteres puede ingresar. Use una máscara de entrada cuando sepa el formato que deben tomar los datos, por ejemplo, si un número de orden tiene dos letras seguidas de cuatro dígitos. Los números de teléfono y los códigos postales son otros ejemplos de campos donde las máscaras de entrada son útiles.
Valor predeterminado : Define un valor que aparece de manera predeterminada si no se ingresa ningún otro valor. El valor predeterminado aparece en el campo hasta que se ingrese otro valor.
Regla de Validación de Campo o Registro : Una regla que los datos deben pasar antes de ser ingresada. Esta propiedad funciona con la regla de propiedad de texto de validación.
Obligatorio : Especifica que el campo debe tener un valor para poder guardar el registro. Cuando no se ingresa ningún valor, Access no crea un nuevo registro cuando se presiona Tab o Enter, y el botón Nueva grabación está atenuado.
Permitir longitud cero : Especifica si se permite una entrada de longitud cero como "" (comillas sin espacio entre ellas) (solo para campos de texto, notas y hipervínculo). Un campo de longitud cero le permite diferenciar entre información que no existe y un valor nulo (en blanco) desconocido o que no se ha ingresado. Cuando se establece esta opción, permite una cadena de longitud cero en un campo requerido. Es posible que desee utilizar una máscara de entrada para hacer que un campo de longitud cero se vea diferente de un valor nulo cuando ambos estén permitidos.
Indexado: cuando elige indexar un campo, puede especificar que no se permiten valores duplicados en el campo. También se puede acceder a esta propiedad desde la vista Hoja de datos: es una casilla de verificación en la ficha Hoja de datos de la cinta de opciones.
Campos de búsqueda : Permitir al usuario seleccionar un valor para un campo que está almacenado en otro campo. Esto elimina muchos errores ortográficos y estandariza las opciones para el campo. Use el Asistente de búsqueda para crear un campo de búsqueda.

Uso de VBA de manera eficiente en Access 2010

Al automatizar una aplicación de base de datos de Access 2010 mediante VBA, puede perderse con una página en blanco en la que comenzar a escribir el código. ¿Dónde comienzas? Aquí hay algunas pautas simples a seguir que lo harán escribir código VBA como un profesional:

Obtenga ayuda. Sí, este artículo enumera algunas maneras de mejorar el uso de VBA en Access, pero presione F1 en cualquier momento para iniciar la Ayuda de Microsoft Office Access, donde puede obtener más información y ver ejemplos del código VBA.
Usa el buscador de objetos. El buscador de objetos le permite explorar las diferentes propiedades y métodos de los objetos en VBA. Desde la ventana de VBA Editor, elija Ver → Examinador de objetos, o simplemente presione F2.
Obtenga más ayuda. Claro, las herramientas de ayuda incorporadas en Access 2010 VBA son maravillosas, pero también puede usar su navegador favorito para buscar ayuda en Internet sobre una variedad de temas sobre la escritura de código VBA. Incluso puede encontrar ejemplos que puede robar, o pedir prestados, para su propio proyecto.
Maneja tus errores. Incluso el programador más perfecto no puede evitar que ocurran errores, pero puede evitar que detengan un programa. Utilice el manejo de errores incorporado de VBA con las sentencias On Error Goto y Resume para atrapar errores y cambiar el flujo del programa para que sus aplicaciones no frustren a las personas que los usan.
Use funciones y procedimientos secundarios. Use funciones y subprocesos para manejar tareas que serán ejecutadas por diferentes áreas de su programa. Como regla general, si se encuentra copiando y pegando código de un área de un programa a otro, puede poner ese código en su propio procedimiento.
Convertir macros en código VBA. El diseñador de macros en Access 2010 le permite hacer clic y elegir entre listas de tareas predefinidas para automatizar su aplicación. Cree una macro que haga lo que desee y luego convierta esa macro a código VBA para que pueda ver cómo le gustaría si la escribiera desde cero.

Compartir datos con otros programas desde Access 2010

Access 2010 es una gran aplicación de base de datos por sí sola, pero también funciona bien con otros. Puede visualizar y recuperar datos de una cantidad de programas diferentes. Si un programa admite VBA, puede controlarlo desde Access. Aquí hay una breve lista de aplicaciones de Microsoft con las que puede controlar y compartir datos:

Excel: Muchos usuarios de Excel terminan involucrándose con Access porque necesitan más estructura para almacenar sus datos. Sin embargo, algunas de estas personas no lo hacen, por lo que todavía existe un fuerte vínculo entre Access y Excel. Puede usar una hoja de cálculo de Excel como tabla en Access o tomar el control completo de una aplicación de Excel desde Access VBA.
Servidor SQL: Servidor SQL es como el acceso a los esteroides, al menos desde la tabla y desde el punto de vista de la consulta. Puede mover sus datos de Access a SQL Server para mejorar la velocidad y el rendimiento al usar grandes cantidades de datos. Una vez que los datos están en SQL Server, puede crear sus formularios de acceso, informes, macros y módulos para usar los datos del servidor SQL.
Word: La mayoría de las personas que usan Access también han usado Word. Ya sea que esté escribiendo una carta o haciendo una lista de tareas para hacer, Word es donde muchos de nosotros recurren. También puede usar Word como una herramienta de informes en la que puede crear marcadores para colocar datos desde Access, de modo que pueda hacer que alguien que no esté familiarizado con Access cambie los datos estáticos en el informe.
SharePoint: SharePoint es la visión de Microsoft para compartir y colaborar con datos en la Web, y desde Access 2010, puede compartir datos con un servidor de SharePoint. Incluso puede crear formularios e informes en Access y publicarlos en un sitio de SharePoint para que los usuarios puedan usarlos desde sus navegadores, todo sin tener instalado Access 2010.
Outlook: Outlook es más que solo una herramienta de correo electrónico; también es un sistema de gestión de contactos. Con Access 2010, puede enviar correos electrónicos y recopilar datos directamente de los mensajes de correo electrónico recibidos. También puede compartir la información de contacto, calendario y tareas con su aplicación de Access para que tenga que ingresar estos datos en un solo lugar.