Cómo Personalizar Vistas en Project 2013 - Dummies

Justo cuando pensaba que estaba empezando a manejar las dos docenas de vistas disponibles en Project 2013. Cada una de esas vistas se puede personalizar para mostrar una diferente tipo de información

Puede personalizar cada vista en Project 2013 para mostrar tipos específicos de información. Por ejemplo, puede optar por mostrar columnas de información en hojas de cálculo, etiquetas en cuadros de Diagrama de red o barras de tareas, y conjuntos de datos en vistas de gráficos. También puede modificar el tamaño de los paneles de información y ajustar la escala de tiempo.

¿Por qué toda esta flexibilidad con la información que ve en la pantalla? En varias ocasiones en un proyecto, necesita enfocarse en diferentes aspectos de sus tareas. Si tiene un problema con los costos, eche un vistazo a la vista Uso de recursos e inserte varias columnas de información de costos, como las tasas de recursos y los costos reales totales.

Si su plan tarda más que la Guerra de los Cien Años, considere visualizar la vista Seguimiento de Gantt y observar un grupo de columnas de línea de base con datos de tiempo y dependencia o examinar la ruta crítica del proyecto en el panel de gráficos.

Si necesita mostrar más del área de la hoja para que pueda leer esas columnas sin tener que desplazarse, puede hacerlo también. En las siguientes secciones, descubrirá cómo hacer todo lo que necesita hacer para mostrar una variedad de información en cada vista.

Cómo trabajar con paneles de visualización

Varias vistas tienen dos paneles, como Uso de tareas, Gantt de seguimiento y Uso de recursos. Cuando la línea de tiempo aparece con una vista, aparece en un tercer panel horizontal en la parte superior. Puede modificar la información que ve en el panel de la hoja, así como la escala de tiempo en el panel del gráfico. También puede mostrar información cerca de las barras de tareas en el panel del gráfico.

En vistas que muestran más de un panel, puede reducir o agrandar cada panel. Esta capacidad te ayuda a ver más información en un área, dependiendo de tu enfoque en ese momento.

El área total ocupada por los paneles es constante, por lo que cuando amplía un panel, reduce el otro.

Siga estos pasos para cambiar el tamaño de un panel en una vista:

Coloque el puntero del mouse sobre el borde de un panel.
Cuando ve un puntero compuesto por una línea y dos flechas apuntando en direcciones opuestas, puede arrastrar el puntero para cambiar el tamaño del panel:
- Arrastrar a la izquierda: Ampliar el panel a la derecha.
- Arrastra hacia la derecha: Agrandar el panel de la izquierda.
- Arrastra hacia arriba o hacia abajo: Cambia el tamaño del panel Línea de tiempo en comparación con el área disponible para el resto de la vista.
Suelta el botón del mouse.

Los paneles se redimensionan.

Cómo cambiar la escala de tiempo

Project 2013 le permite modificar la escala de tiempo para mostrar su plan en incrementos de tiempo mayores o menores.

Una escala de tiempo consiste en un total de tres niveles posibles que puede usar para mostrar diferentes incrementos de tiempo. Por ejemplo, el nivel superior puede marcar meses; el nivel medio, semanas; y el nivel inferior, días. Esta variedad de detalles le permite observar fácilmente la longitud total de la tarea y los puntos en el tiempo durante la vida de la tarea.

Puede usar los tres niveles, solo el nivel medio o los niveles medios e inferiores. Esta característica es especialmente útil porque los proyectos pueden abarcar varias semanas o varios años, como proyectos de construcción o farmacéuticos. Esta función de escalado es la única forma de ver tales esfuerzos a gran escala.

Puede modificar las unidades de tiempo y la alineación de cada nivel y también agregar líneas para marcar el comienzo de cada incremento en la escala de tiempo. También decide si incluir el tiempo no laboral en la escala de tiempo.

También puede mostrar etiquetas de texto cerca de barras de tareas y especificar qué datos se incluyen. Las etiquetas se pueden colocar arriba, abajo, adentro o a la izquierda o derecha de las barras de tareas. Especialmente en proyectos en los que muestra muchas columnas de datos y una programación larga, una barra de tareas puede colocarse muy a la derecha de los datos del panel de la hoja.

Para modificar la escala de tiempo, seleccione la pestaña Ver, haga clic en la flecha desplegable junto a Escala de tiempo en el grupo Zoom y elija los incrementos de tiempo que desea que aparezcan en el gráfico. Si selecciona Escala de tiempo en la lista desplegable, puede modificar la información en cualquiera de los tres niveles. A continuación, le mostramos cómo hacerlo:

Haga clic en la pestaña Ver.
Seleccione el formato de escala de tiempo en la parte inferior del menú desplegable de escala de tiempo.

Se abre el cuadro de diálogo Escala de tiempo.
Haga clic en una pestaña de nivel y seleccione un estilo para Unidades, Etiqueta y Alinear.
Configura el conteo.

Por ejemplo, si la opción de Unidades es semanas y cambia la opción Cuenta a 2, la escala de tiempo aparece en incrementos de dos semanas.
Para evitar la visualización de un cierto nivel, seleccione Un nivel o Dos niveles de la lista desplegable Mostrar en la sección Opciones de escala de tiempo.
Si desea que Project use la notación del año fiscal en la escala de tiempo, seleccione la casilla de verificación Usar año fiscal.

Por ejemplo, si su año fiscal 2013 comienza el 1 de julio de 2013, 2014 se aplica a todos los meses del año fiscal. Configure el año fiscal seleccionando Archivo → Opciones → Programar.
Para mostrar las marcas al comienzo de cada unidad de tiempo, seleccione la casilla de verificación Marcar líneas.
Repita los pasos 2 a 6 para cada nivel que quiera modificar.
Haga clic en la pestaña Tiempo no laborable.
En las opciones Dibujar, selecciona la que prefieras.

Sus opciones son hacer que el área sombreada para el tiempo fuera de trabajo aparezca detrás de barras de tareas o frente a barras de tareas o simplemente no aparezca.
En la lista Color o Patrón, seleccione diferentes opciones para el formato de sombreado.
Haga clic en la configuración de Calendario y seleccione un calendario diferente en el que basar la escala de tiempo.
Haga clic en el botón Aceptar para guardar su nueva configuración, que se aplica solo a la escala de tiempo para la vista que se muestra actualmente.

Use la configuración de Tamaño en las pestañas de tres niveles para reducir la pantalla proporcionalmente y exprimir más información en su pantalla o en la página impresa.