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La función Condensar de QuickBooks 2015 hace un par de cosas. Primero crea una copia de archivo del archivo de datos y procesa ese archivo de datos para permitir que sea más pequeño. revise la explicación a continuación:
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El comando QuickBooks Condense crea una copia permanente del archivo de datos de QuickBooks. (Esto se conoce como copia de archivo del archivo). Una copia de archivo del archivo de la compañía equivale a una instantánea del archivo de la empresa tal como existe en un momento determinado.
Si alguien más tarde tiene una pregunta, tal vez su contador o un auditor federal o estatal, puede utilice la copia de archivo del archivo de datos para mostrar cómo se veía el archivo de la empresa en un momento determinado.
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El proceso Condense hace que el archivo de datos sea más pequeño al resumir muchas transacciones antiguas cerradas y detalladas usando entradas de diario de gran monstruo. Debido a que condensar y archivar puede ser un poco confuso, aquí hay un resumen rápido de exa ¿Qué pasa cuando condensa el archivo de la compañía QuickBooks? Esto es lo que típicamente hace QuickBooks durante el proceso:
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: cuando condensa el archivo de la compañía QuickBooks, QuickBooks guarda una copia de archivo de ese archivo. Elimina transacciones cerradas viejas
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: como parte del proceso Condense, QuickBooks le brinda la oportunidad de eliminar transacciones antiguas y cerradas de la versión actual y operativa del archivo de la compañía QuickBooks. Recuerde que el archivo crea una copia de archivo del archivo de la compañía QuickBooks. Sin embargo, todavía tiene la versión de trabajo del archivo de la compañía QuickBooks. Es esta versión actual y funcional del archivo de la compañía QuickBooks la que se limpia o Condensa mediante la eliminación de transacciones viejas y cerradas.
cerradas son transacciones que QuickBooks ya no necesita rastrear en detalle. Por ejemplo, una factura de cliente anterior, después de que se pagó, es una transacción cerrada. Un cheque antiguo escrito a un proveedor, una vez que se ha liquidado el banco, es una transacción cerrada. Resume transacciones antiguas, cerradas
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: como las transacciones antiguas cerradas se eliminan del archivo de datos de QuickBooks, la condensación generalmente crea entradas de diario mensuales resumidas para las transacciones antiguas cerradas y coloca estas transacciones de resumen en la versión actual y de trabajo del archivo de datos de QuickBooks. Estos asientos de diario mensuales resumidos le permiten continuar preparando estados financieros mensuales. Por ejemplo, aunque el archivado elimina todas las transacciones viejas y cerradas de, por ejemplo, enero de 2010, todavía puede generar estados financieros mensuales para enero de 2010 en 2013.Para generar los estados financieros mensuales de enero de 2010, QuickBooks usa los resúmenes mensuales del diario.
Borra la pista de auditoría:
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Un efecto casi oculto de la limpieza de los archivos de datos de QuickBooks se refiere a la pista de auditoría. Si limpia un archivo de la compañía e indica que el archivo de la compañía debe Condensarse, QuickBooks borrará el registro de auditoría antes de la fecha "Se eliminó la transacción cerrada en o antes de". En otras palabras, durante el período de tiempo en que QuickBooks elimina transacciones antiguas y cerradas, también elimina la pista de auditoría de esas transacciones.
El proceso
Archivo condensado generalmente significa crear una copia del archivo de datos de QuickBooks que guarde y guardar en algún lugar y crear una versión reducida del archivo de la empresa que trabaja. Sin embargo, el comando que usa para condensar el archivo de la compañía QuickBooks también le permite crear archivos de compañía casi vacíos. La mayoría de las personas nunca necesitarían usar esta opción. solo hay una categoría de usuarios de QuickBooks que pueden querer crear archivos de empresa casi vacíos. Los CPA y los consultores (que desean reutilizar un archivo de la compañía para otra unidad comercial o cliente) pueden usar este comando para crear archivos de datos de la compañía que ya tienen muchas de las listas configuradas.
