Cómo preparar una factura en QuickBooks 2016 - Dummies

Después de completar todo el trabajo preliminar, preparar una factura con QuickBooks 2016 es muy fácil. Sin más preámbulos, aquí le mostramos cómo crear una factura:

1. Visualice la ventana Crear facturas seleccionando Clientes → Crear facturas.

   Aparece la ventana Crear facturas.

   

   La ventana Crear facturas.

2. Seleccione la plantilla o el formulario de factura que desea usar en la lista desplegable Plantilla ubicada en la esquina superior derecha.

   Lo que aparece de manera predeterminada depende de lo que le dijo a QuickBooks sobre su negocio durante la Configuración de QuickBooks. Tu también puedes crear el tuyo.

3. Identifique al cliente y, si es necesario, el trabajo utilizando la lista desplegable Cliente: Trabajo.

   Desplácese por la lista desplegable Cliente: Trabajo hasta que vea el nombre del cliente o trabajo que necesita; luego haz clic en él.

4. (Opcional) Asigne una clase a la factura.

   Si utiliza clases para realizar un seguimiento de los gastos y los ingresos, active la lista desplegable Clase y seleccione una clase apropiada para la factura. Para activar o desactivar esta práctica forma de categorizar transacciones, elija Editar → Preferencias, haga clic en Contabilidad a la izquierda, haga clic en la pestaña Preferencias de la empresa y luego seleccione o desactive la casilla de verificación Usar seguimiento de clase.

5. Indique la fecha de la factura.

   Presione Tab varias veces para mover el cursor al cuadro de texto Fecha. Luego ingrese la fecha correcta en formato MM / DD / YYYY. También puede usar los siguientes códigos secretos para cambiar la fecha:

   • Presione + (el símbolo más) para mover la fecha un día.

   • Presione - (el símbolo menos) para mover la fecha hacia atrás un día.

   • Presione T para cambiar la fecha a la fecha de hoy.

   • Presione M para cambiar la fecha al primer día del mes.

   • Presione H para cambiar la fecha al último día del mes.

   • Presione Y para cambiar la fecha al primer día del año.

   • Presione R para cambiar la fecha al último día del año.

   También puede hacer clic en el botón en el lado derecho del campo de Fecha para mostrar un calendario pequeño. Para seleccionar una fecha del calendario, simplemente haga clic en la fecha que desee.

6. (Opcional) Ingrese un número de factura en el cuadro de texto Número de factura.

7. Repare la dirección Bill To, si es necesario.

   QuickBooks toma la dirección de facturación de la lista de clientes.

8. Repare la dirección de envío a, si es necesario.

   QuickBooks también toma la dirección de envío de la lista de clientes.

9. (Opcional … más o menos) Proporcione el número de orden de compra en el cuadro de texto P. O. Number.

   Si el cliente emite órdenes de compra (PO), ingrese el número de la orden de compra que autoriza esta compra.

10. Especifique los términos de pago seleccionando una opción de la lista desplegable Términos.

11. (Opcional) Nombre al representante de ventas.

    Si desea rastrear las ventas por representante de ventas, use la lista desplegable de Rep. Para agregar rápidamente un representante de ventas, seleccione Agregar nuevo y luego use los cuadros de diálogo prácticos que muestra QuickBooks. Para trabajar con la lista de representantes de ventas, seleccione Listas → Listas de perfiles de clientes y proveedores → Lista de vendedores.

12. Especifique la fecha de envío si es algo diferente a la fecha de la factura.

13. Especifique el método de envío.

14. Especifique el punto FOB utilizando el cuadro de texto F. O. B.

    FOB significa free-on-board. El punto FOB es más importante de lo que parece al principio porque el punto FOB determina cuándo se produce la transferencia de la propiedad, quién paga el flete y quién asume los riesgos de daños a los bienes durante el envío.

    Si un envío es gratuito en el punto de envío, la propiedad de los productos que se venden se transfiere al comprador tan pronto como los productos salen del muelle de envío del vendedor. En este caso, el comprador paga la carga y corre el riesgo de daños en el envío.

    Si un envío es gratuito en el punto de destino, la propiedad de los bienes que se venden se transfiere al comprador tan pronto como la mercancía llega al muelle de envío del comprador. El vendedor paga la carga y corre el riesgo de daños en el envío.

15. Ingrese cada artículo que está vendiendo.

    Mueva el cursor a la primera fila del cuadro de lista Cantidad / Código de artículo / Descripción / Precio cada / Importe / Impuesto. Después de mover el cursor a una fila en el cuadro de lista, QuickBooks convierte el campo Código de artículo en una lista desplegable. Active la lista desplegable Código de artículo de la primera fila vacía en el cuadro de lista y luego seleccione el elemento.

    Si necesita otros artículos en la factura, use las filas vacías restantes del cuadro de lista para ingresar cada uno.

16. Ingrese los artículos especiales que la factura debe incluir.

    Para describir cualquiera de los elementos especiales, active la lista desplegable Código de artículo de la siguiente fila vacía y luego seleccione el artículo especial.

    Si desea incluir un artículo de descuento y aplicarlo a varios artículos, debe colocar un artículo subtotal en la factura después del inventario u otros artículos que desee descontar. A continuación, inserte un artículo de descuento directamente después del artículo subtotal. QuickBooks calcula el descuento como un porcentaje del subtotal.

17. (Opcional) Agregue un mensaje de cliente.

    Haga clic en el cuadro Mensaje del cliente, active su lista desplegable y seleccione un mensaje inteligente para el cliente. Para agregar mensajes de los clientes a la lista de mensajes del cliente, seleccione la opción Agregar nuevo y luego complete el cuadro de diálogo que muestra QuickBooks.

18. Especifique el impuesto a las ventas.

    Si no es correcto, mueva el cursor al cuadro de lista Impuestos, active la lista desplegable y seleccione el impuesto a las ventas correcto.

19. (Verdaderamente opcional) Agregue una nota.

    Puede agregar una descripción de la nota a la factura si lo desea. Esta nota no se imprime en las facturas, solo en la Declaración del cliente.

    

    Una ventana completa de Crear facturas.

20. Si desea retrasar la impresión de esta factura, seleccione la casilla de verificación Imprimir más tarde que aparece con la cinta de botones y cuadros sobre la parte principal de la ventana Crear facturas.

21. Guarde la factura haciendo clic en el botón Guardar y Nuevo o en el botón Guardar y Cerrar en la parte inferior de la ventana.

    QuickBooks guarda la factura que está en pantalla.