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Video: Curso Excel Avanzado - Capitulo 11, Importar y Exportar archivos planos (CSV) 2025
El primer paso al tomar datos de Excel de una de estas fuentes externas, suponiendo que desea importar más tarde los datos, es usar primero el otro programa de aplicación, como un programa de contabilidad, para exportar los datos a analizar a un archivo.
Tiene dos enfoques básicos disponibles para exportar datos desde otra aplicación: exportación directa y exportación a un archivo de texto.
Exportación directa
La exportación directa está disponible en muchos programas de contabilidad porque a los contadores les encanta usar Excel para analizar datos. Por ejemplo, el programa de contabilidad para pequeñas empresas más popular en el mundo es QuickBooks de Intuit. Cuando genera un informe contable en QuickBooks, la ventana del documento de informe incluye un botón etiquetado Excel o Exportar . Haga clic en este botón y QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Enviar informe a Excel.
El cuadro de diálogo Enviar informe a Excel proporciona botones de radio con los que indica si desea enviar el informe a un archivo de valores separados por comas, a una nueva hoja de cálculo de Excel o a un Excel existente hoja de cálculo.
Para enviar ( exportar ) el informe a una hoja de cálculo de Excel existente, debe identificar ese libro ingresando el nombre de ruta y el nombre del libro de trabajo en el cuadro de texto provisto. O bien, haga clic en el botón Examinar y use el cuadro de diálogo Abrir archivo de Microsoft Excel que aparece (no se muestra) para identificar la carpeta y el archivo del libro de trabajo.
El cuadro de diálogo Exportar informe también incluye un botón Avanzado. Haga clic en este botón y QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Avanzado que puede usar para controlar el aspecto del informe exportado. Por ejemplo, puede elegir qué fuentes, colores, espaciado y altura de fila desea. También puede activar y desactivar las características de Excel en el libro de trabajo recién creado, incluidas Auto ajuste, Cuadrícula, etc.
Puede ver cómo se ve el informe de QuickBooks luego de haber sido exportado directamente a Excel.
Está bien, obviamente, es posible que no desee exportar desde QuickBooks. Puede exportar datos directamente desde un programa de base de datos como Microsoft Access, por ejemplo.
Pero lo más importante que debe saber es que las aplicaciones que almacenan y recopilan datos a menudo le proporcionan una forma conveniente de exportar información a Excel. Previsiblemente, algunos programas de aplicación funcionan de manera diferente, pero generalmente el proceso es poco más que hacer clic en un botón etiquetado Excel o elegir un comando etiquetado como Exportar o Exportar a Excel.
Por lo tanto, al exportar datos de algún otro programa, el primer paso es investigar un poco para ver si hay una manera de exportar datos a Excel de manera fácil y automática.Este hallazgo de hechos no debería tomar mucho tiempo si usa el sistema de Ayuda en línea.
Las versiones de Microsoft Access hasta e incluyendo Access 2003 incluyen un comando Exportar en el menú Archivo, y Access 2007 y versiones posteriores incluyen un comando Exportar en su menú de Microsoft Office. Elija el comando Exportar para exportar una tabla de acceso, informe o consulta a Excel. Simplemente elija el comando apropiado y luego use el cuadro de diálogo que muestra Access para especificar dónde debe colocarse la información exportada.
Exportación a un archivo de texto
Cuando necesite exportar datos primero a un archivo de texto porque la otra aplicación no exportará automáticamente sus datos a un libro de Excel, necesitará hacer un poco más de esfuerzo. Afortunadamente, el proceso todavía es bastante directo.
Cuando trabaje con aplicaciones que no crearán automáticamente un libro de Excel, solo cree una versión de texto de un informe que muestre los datos que desea analizar.
El truco consiste en enviar el informe a un archivo de texto en lugar de enviarlo a una impresora. De esta forma, el informe se almacena en el disco como texto en lugar de imprimirse. Más tarde, Excel puede importar fácilmente estos archivos de texto.
Vea cómo funciona esto en términos más concretos siguiendo cómo funciona el proceso en QuickBooks. Supongamos que realmente desea imprimir una lista de artículos que vende. El primer paso es producir un informe que muestre esta lista. En QuickBooks, usted produce este informe eligiendo el comando apropiado del menú Informes.
El siguiente paso es imprimir este informe en un archivo de texto. En QuickBooks, haga clic en el botón Imprimir o seleccione Archivo → Imprimir informe. Usando cualquiera de los enfoques, QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Imprimir informes.
Preste atención a los botones de opción Imprimir A que se muestran cerca de la parte superior de la pestaña Configuración. QuickBooks, como muchos otros programas, le ofrece la opción de imprimir su informe en una impresora o en un archivo.
Si luego desea importar la información en el informe, debe imprimir el informe en un archivo. En el caso de QuickBooks, esto significa que debe seleccionar el botón de opción Archivo.
La otra cosa que debe hacer, si tiene opción, es usar un delimitador. La lista desplegable Archivo muestra el tipo de archivo que QuickBooks imprimirá. Sin embargo, con frecuencia las aplicaciones le permiten imprimir archivos de texto delimitados.
Los archivos de texto delimitados usan caracteres estándar, llamados delimitadores , para separar los campos de información en el informe. Aún puede importar un archivo de texto ASCII directo, pero importar un archivo de texto delimitado es más fácil. Por lo tanto, si su otro programa le ofrece la opción de crear archivos de texto delimitados, hágalo. En QuickBooks, puede crear archivos delimitados por comas y archivos delimitados por tabuladores.
En QuickBooks, indica que desea un archivo de texto delimitado seleccionando Archivo delimitado por comas o Archivo delimitado por tabulaciones en la lista desplegable Archivo del cuadro de diálogo Imprimir informes.
Para imprimir el informe como un archivo, simplemente haga clic en el botón Imprimir del cuadro de diálogo Imprimir informes.Normalmente, la aplicación le solicita una ruta de acceso. El nombre de ruta incluye la ubicación de la unidad y la carpeta del archivo de texto, así como el nombre del archivo. Usted proporciona esta información, y luego la aplicación produce el archivo de texto.
