Cómo asignar un cheque a cuentas o artículos en QuickBooks Online - Dummies

Cuando escribe un cheque en QuickBooks Online (QBO), debe asignar el gasto por el cual ' volver a escribir el cheque en una cuenta o un artículo, y puede asignar un cheque a ambas cuentas y artículos. Siga estos pasos para ingresar e imprimir un cheque:

1. En la página Transacciones de gastos, haga clic en el botón Crear nuevo.

2. De la lista que aparece, haga clic en Verificar.

   

   QBO muestra la ventana de verificación que se muestra. La ventana está dividida en varias secciones:

   • La sección Encabezado: Muestra el saldo en la cuenta corriente seleccionada, el beneficiario seleccionado y la dirección postal del beneficiario, la fecha de pago, el monto y número del cheque y la opción de imprima el cheque más tarde.

   • La sección Detalles de la cuenta: Usted usa esto cuando el gasto no está relacionado con un artículo que ha definido.

   • La sección Detalles del artículo: Usted usa esto cuando está escribiendo un cheque para pagar por un producto o servicio que compró.

     Por lo general, se escribe un cheque usando ya sea la sección Detalles de la cuenta o la sección Detalles del artículo, pero no ambos. Sin embargo, puedes usar ambas secciones. Si no va a utilizar una sección, puede ocultarla haciendo clic en la flecha que apunta hacia abajo junto al nombre de la sección.

   • La sección del pie de página: contiene el total del cheque, el cuadro Memo y el cuadro que usa para adjuntar un documento electrónico al cheque.

   QBO muestra el saldo en la cuenta bancaria actualmente seleccionada.

3. Elija un beneficiario y una cuenta desde la cual realizar el pago.

   Junto con la información de dirección del beneficiario, QBO muestra información de transacciones previamente ingresadas a menos que aún no haya ingresado ninguna transacción para ese beneficiario, o ha desactivado la configuración para mostrar información de transacciones ingresada previamente en la Configuración de la compañía.

   Si aparece un panel en el lado derecho, muestra las transacciones que puede querer vincular al cheque que está escribiendo. Por otro lado, si el cheque que está escribiendo no tiene nada que ver con ninguna transacción que aparezca en el panel, simplemente ignore el panel.

4. Verifique la fecha de pago y el número de cheque, y haga una selección apropiada en la casilla de verificación Imprimir más tarde.

5. Asigne una parte o la totalidad del cheque a una cuenta de gastos o un artículo utilizando la sección Detalles de la cuenta o la sección Detalles del artículo. Para asignar una parte a una cuenta de gastos:

   Si tiene la intención de asignar el cheque solo a cuentas de gastos o solo a elementos, puede ocultar la sección de la ventana Comprobar transacción que no usará. Haga clic en la flecha que apunta hacia abajo junto al título de la sección.

   

   1. Haga clic en la columna Cuenta y seleccione una cuenta de gastos apropiada para el cheque que está grabando.

      Puede escribir caracteres que aparecen en el nombre de la cuenta y QBO lo ayudará a encontrar la cuenta.

   2. En la columna Descripción, escriba una descripción del gasto que está pagando.

   3. En la columna Importe, proporcione el importe del cheque que desea aplicar a la cuenta seleccionada.

   4. Si incurrió en el gasto en nombre de un cliente y desea facturar al cliente por el gasto, marque la casilla Facturar y, si corresponde, la casilla Impuesto, y seleccione el nombre del cliente en la columna Cliente.

   5. Repita los pasos 1 a 4 para agregar más líneas al cheque.

6. Para asignar parte o todo el cheque a los artículos o servicios que haya definido, use la sección Detalles del artículo:

   1. Haga clic en la columna Producto / Servicio y seleccione un artículo apropiado para la verificación que está grabando.

      Puede escribir caracteres en la columna Producto / Servicio y QBO lo ayudará a encontrar la cuenta.

   2. Opcionalmente, edite la columna Descripción para el elemento seleccionado.

   3. Use las columnas Cantidad, Tarifa e Importe para proporcionar la cantidad del artículo seleccionado que está comprando, la tasa que está pagando por cada artículo y el monto que está pagando.

      Cuando proporciona dos de los valores de Cantidad, Tarifa y Cantidad, QuickBooks calcula el tercer valor.

   4. Si compró el artículo en nombre de un cliente y desea facturar al cliente por el artículo, marque la casilla Facturar (y, si corresponde, el casillero Impuestos) y seleccione el nombre del cliente en la columna Cliente.

   5. Repita los pasos 1 a 4 para agregar más elementos al cheque.

7. Puede desplazarse hacia abajo en la ventana de verificación, escribir un mensaje al beneficiario y adjuntar un documento electrónico (como la factura del beneficiario) al cheque.

   Para adjuntar un documento electrónico al cheque, haga clic en el cuadro Adjuntos y navegue hasta el documento, o arrastre y suelte la copia electrónica en el cuadro Adjuntos.

8. En la parte inferior de la ventana, puede

   • cancelar su acción o borrar la ventana y comenzar de nuevo.

   • Haga clic en Imprimir verificación para imprimir el cheque.

   • Haga clic en Hacer que vuelva a aparecer para configurar el cheque como un pago recurrente que tiene la intención de hacer en un horario que usted especifique.

   • Haga clic en Más para ver acciones adicionales, como anular el cheque.

   • Haz clic en Guardar y Nuevo para guardar el cheque y volver a mostrar la ventana de verificación para que puedas escribir otro cheque.