Filtrar una Hoja de datos en Access 2003 - Dummies

Filtrar una hoja de datos de Access 2003 es una forma de enfocarse en registros específicos, en lugar de en todos los registros de una tabla. Puede filtrar los registros que no son relevantes para lo que está tratando de hacer en este momento.

Cuando filtra datos, usa criterios para indicarle a Access lo que desea ver. Un criterio es una prueba que los datos pasan para mostrarse después de aplicar el filtro. Por ejemplo, puede pedirle a Access que le muestre los registros con una fecha de pedido de 5/1/03. Un criterio más avanzado son los pedidos con fecha posterior al 1/5/03.

Puede usar cinco tipos de filtros en una tabla: Filtrar por selección, Filtrar por formulario y Filtro / ordenar avanzado. La Tabla 1 muestra cómo usar cada filtro.

Tabla 1: Tipos de filtros de hoja de datos

Tipo de filtro	Cuándo debe usarlo
Filtrar por selección	Tiene un registro con un cierto valor en un campo y desea buscar todos los demás registros que tienen el mismo valor en ese campo.
Filtrar por formulario	Tiene más de un criterio; por ejemplo, quiere encontrar pedidos realizados antes del 1/6/03 que fueron pagados con tarjeta de crédito.
Filtro para entrada	Desea escribir el valor o los valores que está buscando en un campo en particular, o si desea usar una expresión como criterio.
Filtro sin incluir selección	Puede encontrar un registro con un cierto valor en un campo y desea excluir todos los registros que tienen el mismo valor en ese campo.
Filtro avanzado / Ordenar	Desea hacer más de lo que permiten otros filtros, como clasificar y aplicar criterios a múltiples campos. Advanced Filter / Sort crea una consulta usando solo una tabla.

Conceptos básicos de filtrado

Si desea conocer el concepto de filtrado completo, comience por echar un vistazo a las partes de una hoja de datos que se relacionan con los filtros. La Figura 1 muestra una hoja de datos con los botones e indicadores del filtro marcados. Esta hoja de datos tiene un filtro aplicado. Puede verlo debido a los indicadores de la hoja de datos filtrada en la parte inferior de la hoja de datos. Además, el botón Aplicar / Eliminar filtro está resaltado: si se hace clic nuevamente, el filtro se elimina y se muestran todos los registros en la hoja de datos.

Figura 1: Hoja de datos filtrada.

Puede aplicar un filtro a cualquier hoja de datos, que incluye una tabla, por supuesto, pero también hojas de datos y hojas de datos generadas por consultas. Puede ingresar y editar datos en una hoja de datos filtrada. Solo tenga en cuenta que el filtro no se aplica a ningún registro nuevo hasta que vuelva a aplicar el filtro (seleccionando Registros -> Aplicar filtro / Ordenar).

Puede filtrar utilizando los botones Filtrar por selección o Filtrar por formulario, o puede usar el menú.Muestre el menú Registros para ver las opciones de filtrado, incluidas las que no tienen botones (hay algunas en el menú Registros y algunas en el submenú Filtro).

• Para volver a aplicar el último filtro que aplicó, elija Registros -> Aplicar filtro / Ordenar.
• Para eliminar un filtro, haga clic en el botón Aplicar filtro o seleccione Registros -> Eliminar filtro / Ordenar.

Un filtro ejecuta una consulta simple en una sola tabla, una buena forma de comenzar a analizar sus datos. El filtrado puede ayudarlo a prepararse para crear consultas más complejas. Si está confundido acerca de las consultas, crear un filtro puede ayudarle a descubrir cómo escribir los criterios para una consulta. Cuando cree el filtro, seleccione Registros -> Filtro -> Filtro / Ordenar avanzado para verlo en la cuadrícula de consulta. Mire la fila Criteria para ver cómo son los criterios. Para cerrar la grilla de consulta, haga clic en el botón Cerrar en la barra de herramientas.

Los filtros aparecen en la propiedad Filtro de la hoja Propiedades. Puede filtrar una tabla ingresando una expresión allí, pero casi nadie hace eso porque el filtro permanece aplicado, y algunos registros pueden filtrarse en el momento en que abre la tabla.

Filtrado por selección

Filtrado por selección es el tipo más simple de filtro: busca registros con valores coincidentes en un campo. Para filtrar por selección, siga estos pasos:

1. Busque un registro con el valor o texto que desea emparejar y luego coloque el cursor en esa celda para que coincida con el valor completo.

• Para buscar todos los productos con el precio de 29. 99, coloque el cursor en una celda Precio con el valor 29. 99.

• Para hacer coincidir el comienzo del valor, seleccione el primer carácter y el mayor número después como quieras unir Para encontrar todas las entradas en el campo que comienzan con La, resalte La en Lawn Flamingo antes de filtrar.

• Para hacer coincidir parte del valor, seleccione los caracteres en el medio de un valor que quiera emparejar. Seleccione 99 para encontrar todos los valores que contienen 99, como 499.

2. Haga clic en el botón Filtrar por selección en la barra de herramientas

Acceso filtra la hoja de datos para mostrar solo los registros que tienen el mismo valor en ese campo.

Para ver toda la tabla, haga clic en el botón Eliminar filtro (que es la otra cara del botón Aplicar filtro; el mismo botón en la barra de herramientas alterna entre el botón Aplicar filtro y el botón Eliminar filtro).

Filtrar por exclusión

Filtrar por exclusión es muy similar al filtrado por selección, excepto que en lugar de ver solo los registros que coinciden con sus criterios, todos los registros que coinciden se excluyen de la hoja de datos.

Para filtrar por exclusión, seleccione un valor para excluir de la misma manera que selecciona un valor para que coincida al filtrar por selección:

• Coloque el cursor en cualquier lugar de la celda para excluir valores que coincidan con el valor total. Por ejemplo, coloque el cursor en una celda con el valor ME para excluir todas las direcciones en el estado de Maine.
• Seleccione el principio del valor y tantos caracteres a partir de entonces como quiera que coincida para excluir todos los registros con valores iniciales coincidentes.
• Seleccione los caracteres en el medio de un valor para excluir todos los registros que contengan la selección en cualquier parte del campo.

Para filtrar por exclusión después de seleccionar los valores que desea excluir, seleccione Registros -> Filtro -> Filtro sin selección. (Este tipo de filtro no está en la barra de herramientas.)