Descubriendo las muchas formas de ver sus mensajes en Outlook 2000 - Dummies

Puede ver sus mensajes en al menos diez formas, comenzando con el conjunto que viene con Microsoft Outlook. Puede modificar cada vista clasificando cualquier columna de información en cualquier vista haciendo clic en el título de esa columna.

Para cambiar la vista de sus mensajes en Outlook, elija Ver-> Vista actual, y luego elija una de las siguientes vistas del menú:

• Mensajes. Esta es la imagen sencilla de su Bandeja de entrada: Desde, Hasta, Asunto: solo los conceptos básicos. Los mensajes que aún no ha leído aparecen en negrita; los otros están listados en tipo simple.

• Mensajes con vista previa automática. Cuando no tiene tiempo para leer todos los mensajes que recibe, una vista previa es útil. Las primeras líneas pueden darle una pista sobre qué mensajes desea leer. AutoPreview le muestra estas primeras líneas.
Normalmente, solo se muestran vistas previas de mensajes que aún no ha leído. Solo ves los títulos de los mensajes que has leído. En realidad, Outlook asume que ha leído cualquier mensaje que haya abierto. También puede marcar un mensaje como leído o no leído haciendo clic con el botón derecho y seleccionando Marcar como leído o Marcar como no leído.

• Por marca de seguimiento. Puede marcar mensajes entrantes para ayudarlo a realizar un seguimiento de lo que debe hacer en respuesta a cada mensaje. La vista marcada agrupa sus mensajes de acuerdo con si las banderas están establecidas en los mensajes, y enumera qué tipos de banderas se establecen y cuándo se deben.
Algunos expertos dicen que la manera más eficiente de lidiar con todos sus mensajes entrantes es archivarlos de acuerdo con lo que tiene que hacer con ellos y luego actuar de acuerdo con la prioridad y el tiempo de cada mensaje. Los indicadores de mensajes son una forma práctica de manejar lo que tienes que hacer con los mensajes que recibes. Por seguimiento La visualización de la bandera organiza automáticamente sus mensajes de acuerdo con la acción que exigen, lo que lo hace instantáneamente eficiente, ¿no?

• Últimos siete días. Cuando se le pide que tome medidas inmediatas sobre un mensaje que recibió hace unos días, no siempre es fácil encontrar el mensaje que le indicó qué hacer, especialmente si recibe muchos correos electrónicos. La vista Últimos siete días muestra solo los mensajes que recibió durante la última semana. Encontrar un artículo en una lista corta es más fácil que en un largo.
La lista Últimos siete días limita su vista a los mensajes que llegan en un período de siete días. No ordena los mensajes según lo que hay en ellos o quién los envió. Puede ordenar sus mensajes de acuerdo con el nombre del remitente o el asunto del mensaje haciendo clic en los títulos en la parte superior de las columnas de la vista.
• marcado por los próximos siete días. Si está marcando mensajes que son realmente importantes, es probable que los mensajes que ha marcado para llamar su atención en los próximos días requieran su atención primero. Para ver rápidamente los artículos más populares, use Marcado para ver los próximos siete días.
Al igual que la vista Marcada, marcada para los próximos siete días, vea los recortes de lo esencial: quién envió el mensaje, cuál es el tema del mensaje y cuándo se debe actuar en el mensaje marcado.
• Por tema de conversación. Siempre debe incluir una línea de asunto que sea fácil de entender para que la persona que recibe su mensaje sepa a primera vista el tema de su mensaje y qué hacer al respecto. Con un poco de suerte, otras personas hacen lo mismo por ti. Entonces realmente puede obtener un poco de kilometraje de sus mensajes clasificándolos en la vista por tema de conversación.
• Por remitente. Cuando el jefe llama y pregunta: "¿Recibió el mensaje de correo electrónico sobre las bonificaciones que le envié hace tres semanas? "Probablemente no quieras pasar mucho tiempo clasificando los mensajes de los demás de las últimas tres semanas. La forma más rápida de responder la pregunta del jefe rápidamente es cambiar a la vista Por remitente.
Puede encontrar al instante el nombre del jefe en la vista Por remitente. Haga doble clic en el mensaje titulado Bonuses. Entonces puedes decirle al jefe: "Ciertamente lo hice; está justo aquí frente a mí. "Podrás responder tan rápido que el jefe estará encantado de darte esa bonificación.
• Mensajes no leídos No tiene que leer todos los mensajes que aparecen en su pantalla, pero la Ley de Murphy dice que la información más importante estará en un mensaje que aún no ha leído. La vista Mensajes no leídos te permite echar un vistazo rápido a las cosas que aún no has echado un vistazo rápido.
No deje su bandeja de entrada en la vista de mensajes no leídos todo el tiempo porque los mensajes parecerán desaparecer cuando termine de leerlos. Es más fácil utilizar Mensajes la mayoría de las veces y cambiar a Mensajes no leídos ahora y luego como una estrategia para encontrar cosas.
• Enviado a. Puede parecer una tontería tener una vista de su Bandeja de entrada ordenada de acuerdo con el nombre de la persona a la que se envía cada mensaje. Después de todo, es su bandeja de entrada; todo debe ser enviado a usted, o no estaría aquí, ¿verdad?
Tiene dos razones para usar Enviada para ver. Algunos mensajes que se le envían están dirigidos a todos en su empresa, por ejemplo, por lo que es bueno saber que ciertos mensajes no deben tomarse en forma personal. La segunda razón es que el mismo conjunto de vistas está disponible en la Bandeja de entrada y en la carpeta Elementos enviados. La carpeta Elementos enviados es donde Outlook guarda copias de los mensajes que ha enviado a otras personas. Saber lo que le enviaste a quien puede ser muy útil.Enviado a ver solo está ordenado, no está agrupado, lo que significa que los mensajes aparecen en orden de los nombres de las personas que los enviaron. Una vista agrupada mostraría como título de un grupo el nombre de cada persona que le envió su correo. Si hace clic en la columna Asunto, pierde el beneficio de tener la lista ordenada por remitente.Si su lista Enviados parece estar ordenada incorrectamente, simplemente haga clic en la palabra A en la parte superior de la columna Para.
• Línea de tiempo del mensaje. La vista de línea de tiempo del mensaje es una de las vistas más interesantes en Outlook; te dibuja un gráfico de todos tus mensajes según cuándo llegaron. La vista Línea de tiempo del mensaje está diseñada para ayudarlo a encontrar mensajes cuando puede recordar cuándo llegaron pero no por qué llegaron o quién los envió.
Los pequeños íconos que representan los mensajes son en realidad accesos directos a los mensajes que representan. Puede abrir un mensaje haciendo doble clic en el icono de ese mensaje. También puede hacer clic con el botón derecho en el icono del mensaje para responder a un mensaje, eliminar un mensaje o mover un mensaje a otra carpeta.