Video: Convertir tabla de datos en Excel a un archivo XML 2025
Es posible que haya leído que las medidas utilizadas en un panel de Excel deben ser totalmente compatibles con el propósito inicial de ese tablero. El mismo concepto se aplica al modelo de datos de back-end. Solo debe importar los datos que sean necesarios para cumplir con el propósito de su panel o informe.
En un esfuerzo por tener la mayor cantidad de datos posible al alcance de la mano, muchos usuarios de Excel traen a sus hojas de cálculo todos los datos que pueden tener en sus manos. Puede detectar a estas personas con los archivos de 40 megabytes que envían por correo electrónico. Has visto estas hojas de cálculo: dos pestañas que contienen alguna interfaz de informes o tablero de instrumentos y luego seis pestañas ocultas que contienen miles de líneas de datos (la mayoría de las cuales no se usan). Básicamente construyen una base de datos en su hoja de cálculo.
¿Qué pasa con la utilización de la mayor cantidad de datos posible? Bueno, aquí hay algunos problemas:
-
La agregación de datos dentro de Excel aumenta la cantidad de fórmulas. Si traes todos los datos sin formato, debes agregarlos en Excel. Esto inevitablemente hace que incremente exponencialmente la cantidad de fórmulas que debe emplear y mantener.
Recuerde que su modelo de datos es un vehículo para presentar análisis, no para procesar datos brutos. La información que funciona mejor en los mecanismos de informes es lo que ya se ha agregado y resumido en vistas útiles que se pueden navegar y suministrar a los componentes del panel. Importar datos que ya han sido agregados tanto como sea posible es mucho mejor.
Por ejemplo, si necesita informar Ingresos por región y por mes, no es necesario importar transacciones de ventas en su modelo de datos. En su lugar, use una tabla agregada que conste de Región, Mes y Suma de Ingresos.
-
Su modelo de datos se distribuirá con su tablero de instrumentos. En otras palabras, debido a que su tablero de instrumentos está alimentado por su modelo de datos, debe mantener el modelo detrás de las escenas (probablemente en pestañas ocultas) cuando distribuya el tablero. Además del hecho de que hace que el tamaño del archivo sea difícil de manejar, incluir demasiados datos en su modelo de datos en realidad puede degradar el rendimiento de su tablero. ¿Por qué?
Cuando abre un archivo de Excel, todo el archivo se carga en la memoria para garantizar el rápido procesamiento y acceso a los datos. El inconveniente de este comportamiento es que Excel requiere una gran cantidad de RAM para procesar incluso el cambio más pequeño en su hoja de cálculo. Tal vez haya notado que cuando intenta realizar una acción en un conjunto de datos grande y con gran cantidad de fórmulas, Excel tarda en responder, lo que le proporciona un indicador de Cálculo en la barra de estado.Cuanto mayor sea el conjunto de datos, menos eficiente será el procesamiento de datos en Excel.
-
Los grandes conjuntos de datos pueden causar dificultad en la escalabilidad. Imagine que está trabajando en una empresa pequeña y está usando transacciones mensuales en su modelo de datos. Cada mes contiene 80, 000 líneas de datos. A medida que pasa el tiempo, crea un proceso sólido completo con todas las fórmulas, tablas dinámicas y macros que necesita para analizar los datos que se almacenan en su pestaña cuidadosamente mantenida.
¿Qué sucede después de un año? ¿Comienzas una nueva pestaña? ¿Cómo se analizan dos conjuntos de datos en dos pestañas diferentes como una sola entidad? ¿Son tus fórmulas buenas? ¿Tienes que escribir nuevas macros?
Todos estos son problemas que pueden evitarse importando solo datos agregados y resumidos que son útiles para el propósito central de sus necesidades de informes.
