Visualización de proyectos en Microsoft Project 2002 - dummies

En un plan de proyecto típico, tiene información sobre lo siguiente:

• Recursos. El nombre del recurso, el tipo de recurso, la tasa por hora, la tasa de horas extra, las asignaciones, el departamento y el costo por uso, entre otros.
• Tareas. El nombre de la tarea, la duración, la fecha de inicio, la fecha de finalización, los recursos asignados, los costos, las restricciones, las dependencias, etc.
• Tiempo y progreso del proyecto. Varios tipos de calendarios, fechas de inicio y finalización del proyecto, porcentaje de tareas completadas, horas de recursos consumidos, información de referencia e información de ruta crítica, y más.

• Información financiera. Valor ganado, varianza de tiempo y costo, costos proyectados por trabajo incompleto, etc.

Puede ver que es importante saber cómo usar las muchas vistas del Proyecto para ingresar, editar, mirar y analizar los datos del Proyecto. No se preocupe, se sentirá abrumado: después de un tiempo, usar todas esas vistas es … bueno, un pedazo de pastel.

Base de inicio: vista del diagrama de Gantt

La vista Gantt Chart es como una habitación favorita en tu casa, el lugar al que la mayoría de la gente se dirige. Es el lugar que aparece primero cuando abres un nuevo proyecto. Esta vista, que se muestra en la Figura 1, es una combinación de datos de hoja de cálculo y una representación gráfica de tareas; ofrece una gran cantidad de información en un solo lugar.

Figura 1: La vista Gantt Chart puede mostrar cualquier combinación de columnas de datos que desee.

La vista del diagrama de Gantt tiene dos secciones principales. El área a la izquierda se llama hoja , que es una interfaz similar a una hoja de cálculo con columnas de información. A la derecha de esta vista está el gráfico . El gráfico usa barras, símbolos y líneas para representar cada tarea en su proyecto y las relaciones de dependencia entre ellos.

En la parte superior del área del gráfico está la escala de tiempo . Esta herramienta se usa como una escala contra la cual puede interpretar el tiempo de las barras de tareas . Para ver su plan en mayor o menor detalle de tiempo, puede modificar las unidades de tiempo utilizadas en la escala de tiempo. Por ejemplo, puede ver sus tareas en detalle durante días o en una visión general más amplia en meses.

Vaya con la corriente: ¡Vista del diagrama de red

Otra vista que probablemente utilizará a menudo es la vista Diagrama de red, que se muestra en la Figura 2. La organización de la información representa el flujo de trabajo en su proyecto, con una serie de cuadros de tareas. Los cuadros incluyen líneas de dependencia que se ejecutan entre ellos para reflejar sus relaciones de tiempo. Usted lee esta vista de izquierda a derecha, con las tareas anteriores a la izquierda fluyendo hacia tareas posteriores y subtareas a la derecha.

Figura 2: La vista Diagrama de red pone información importante de tareas en los cuadros de tareas.

Tradicionalmente llamada tabla PERT, este método de diagramas de flujo de trabajo fue desarrollado por la Marina en la década de 1950 para su uso en la construcción de submarinos Polaris.

La vista Diagrama de red no tiene escala de tiempo porque la vista se utiliza para no ver tiempos específicos, pero para ver el orden general de las tareas en un plan. Sin embargo, cada cuadro de tareas incluye información de tiempo específico sobre cada tarea, como el inicio, el final y la duración. Puede personalizar la información en los cuadros de tareas.

Pantalla de calendario de llamadas

¿Quién puede pensar en tiempo sin conjurar un calendario? Esta visión familiar del tiempo es una de las muchas vistas que se ofrecen en Project. La vista de calendario, que se muestra en la Figura 3, muestra las tareas como cuadros que se encuentran en los bloques que representan días en un calendario.

Figura 3: La interfaz de calendario familiar le muestra cómo una tarea puede abarcar varios días o incluso semanas.

Puede modificar la vista de calendario para mostrar de una a seis semanas (o más usando una configuración personalizada en el cuadro de diálogo Zoom) en la pantalla a la vez. La vista de calendario también incluye una escala de tiempo que puede modificar para mostrar una semana de siete o cinco días y sombreado para indicar los días de trabajo y los días no laborables en función de una base o calendario de recursos seleccionados.

Decenas de vistas están integradas en Project. Encontrarás muchos más a medida que trabajes a través de elementos específicos de Project.