Cómo conciliar cuentas bancarias en QuickBooks - Dummies

Puede conciliar una cuenta bancaria con una velocidad sorprendente en QuickBooks. Si lo desea, puede imprimir un pequeño informe que resuma su conciliación después de hacer clic en el botón Conciliar ahora. (QuickBooks le brinda esta opción en un cuadro de diálogo que se muestra).

También puede hacer clic en el botón Informes anteriores para mostrar un cuadro de diálogo que le permite imprimir otros informes de reconciliación anteriores. Puede hacer clic en el botón Informe de discrepancia para generar un informe que enumere las transacciones que se han modificado desde la última vez que se reconcilió la cuenta.

Puede hacer clic en los encabezados de columna utilizados en la ventana Reconciliación para ordenar y volver a ordenar la información de la cuenta bancaria.

Para comenzar a reconciliar su cuenta, siga estos pasos:

1Elija el comando Banking → Reconciliar.

QuickBooks muestra el cuadro de diálogo Comenzar reconciliación. Seleccione la cuenta que desea conciliar desde la lista desplegable Cuenta.

2 Utilice el cuadro Fecha de extracto para identificar la fecha de finalización del extracto de cuenta que está utilizando en su conciliación.

Como siempre ocurre con los campos de fecha en QuickBooks, ingrese la fecha en formato de fecha / hora / aaaa, o haga clic en el botón de calendario y utilícelo para seleccionar la fecha correcta.

Ingrese el saldo final que se muestra en el resumen de su cuenta bancaria en el cuadro Saldo final.

3 Utilice los cuadros Cargos de servicio e intereses ganados para identificar el monto de cualquier cargo por servicio o interés, la fecha de tal transacción y la cuenta que utiliza para rastrear esos cargos.

Por ejemplo, si su resumen bancario muestra un cargo por servicio, ingrese el monto del cargo por servicio en el primer cuadro de Cargo por servicio. Ingrese la fecha de la transacción de cargo por servicio en el cuadro Fecha de cargo del servicio. Finalmente, elija una cuenta de gastos apropiada para rastrear los cargos del servicio desde la lista desplegable de la Cuenta de cobro de servicios. (Los cargos bancarios, por ejemplo, son una buena cuenta para rastrear los cargos por servicios).

De manera similar, use los cuadros de Intereses ganados para describir cualquier interés ganado en una cuenta comercial.

4Revise la información de la declaración.

Después de ingresar la información sobre la cuenta bancaria, la fecha del estado de cuenta, el saldo final y cualquier cargo por servicio o interés obtenido, tómese un momento para revisar la información y confirmar que sea correcta. Tendrás una gran cantidad de tiempo reconciliando una cuenta si el monto al que intentas reconciliarte es incorrecto.

5Después de asegurarse de que todo sea sospechoso, haga clic en el botón Continuar.

QuickBooks muestra la ventana Reconciliar.

6 Para identificar los cheques y las transacciones de pago que han compensado su cuenta bancaria, haga clic en las transacciones que se borraron.

La ventana Reconciliar muestra dos listas de transacciones: una lista de cheques y pagos, que aparece a la izquierda, y una lista de depósitos y otros créditos, que aparece a la derecha. Cuando hace clic en una transacción, QuickBooks marca la transacción con una marca de verificación que indica que se ha borrado una transacción.

Puede marcar todas las transacciones en una lista como borradas haciendo clic en el botón Marcar todo. Para marcar todas las transacciones en una lista como no aclaradas, haga clic en el botón Desmarcar todo.

Use la lista de Depósitos y Otros Créditos para identificar aquellas transacciones de depósito que hayan compensado la cuenta bancaria. Identifica una transacción de depósito compensada de la misma manera que identifica un cheque acreditado o una transacción de pago. Puede hacer clic en una transacción, lo que hace que QuickBooks marque la transacción como borrada.

También puede usar los botones Marcar todo y Desmarcar todos para marcar o desmarcar todos los depósitos y otras transacciones de crédito a la vez.

Si se da cuenta de que, como parte de la conciliación, ingresó incorrectamente el cargo por servicio, el interés acumulado, el saldo final o cualquier otra información, haga clic en el botón Modificar. QuickBooks vuelve a mostrar el cuadro de diálogo Comenzar conciliación. Realice los cambios necesarios y haga clic en Continuar para volver a la ventana Conciliar.

7 Verifique que el saldo compensado sea igual al saldo final.

Si proporcionó la información correcta en el cuadro de diálogo Iniciar conciliación e identificó correctamente todas las transacciones que han compensado su cuenta, el saldo final debe ser igual al saldo liquidado.

8 Cuando el saldo final sea igual al saldo liberado, haga clic en el botón Reconciliar ahora.

QuickBooks registra permanentemente las transacciones autorizadas como borradas y vuelve a mostrar la ventana de Registro. Si no puede conciliar una cuenta, puede hacer clic en el botón Dejar. QuickBooks guarda su reconciliación a medio completar para que pueda volver más tarde y terminarla.