Utilizando Outlook 2003 para realizar un seguimiento del historial del cliente - muñecos

Algunos vendedores no siempre están organizados y a veces pasan mucho tiempo buscando una propuesta o tratando de recordar la fecha y el tema de la última llamada telefónica. Uso de Business Contact Manager (BCM), puede vincular todas sus acciones a un cliente en particular y acceder a toda la información del registro de contacto. (BCM versión 2. 0 es un complemento gratuito para Outlook 2003 en las ediciones Office Professional y Small Business.) >

La página de actividades de contactos de Outlook puede mostrarle todas las acciones relacionadas con un contacto. Puede vincular cualquier documento, tarea, cita o registro telefónico de reunión a sus clientes y leerlos con un clic Así es como:

1. Con su contacto de cliente abierto, seleccione Acciones, Enlace, Archivo.

Se abre el cuadro de diálogo Elegir un archivo.

2. Seleccione su archivo, como Mary's Proposal 321. > 3. Haga clic en Aceptar.

El archivo de propuesta está vinculado con el registro de contacto de Mary.

Además de vincular archivos y documentos externos a usted r contactos, también puede vincular citas de Outlook, tareas, entradas de diario de llamadas telefónicas y correos electrónicos (tanto enviados como recibidos) y luego leerlos en una sola lista.

1. Con su contacto de cliente abierto, elija Acciones, Enlace, Archivo.

Aparecerá el cuadro Vincular elementos al contacto.

2. Seleccione una carpeta, como Tareas.

3. Seleccione una tarea de la lista de Elementos de tarea.

4. Haga clic en Aplicar.

El artículo está vinculado a su contacto de cliente.

Automatización de enlaces a sus contactos

La vinculación manual de cada elemento con su contacto es tediosa y puede agregar cientos de acciones semanales a su trabajo, lo que le hará perder más que su paciencia. Puede olvidarse de vincular elementos o perder el seguimiento de correos electrónicos, tareas y citas relacionadas con sus clientes. Afortunadamente, Outlook puede vincular automáticamente los elementos relacionados con su contacto de la siguiente manera:

1. Elija Herramientas, Opciones.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones.

2. Haga clic en Opciones de Diario.

Aparece el cuadro de diálogo Opciones de diario.

3. Seleccione los elementos que se vincularán en el cuadro de lista Grabar automáticamente estos elementos, incluidas las reuniones de mensajes de correo electrónico, tareas y otras acciones.

4. Seleccione los contactos que se vincularán desde el cuadro de lista For These Contacts.

5. En el área Doble clic en A Entrada de diario, seleccione la opción llamada Se abre el elemento al que hace referencia la entrada de diario.

The Journal tiene una aplicación más amplia que simplemente vincular elementos de Outlook a un contacto. El Diario también puede medir el tiempo que pasa trabajando en un documento o presentar sus documentos en un gráfico de línea de tiempo, mostrando cada uno en la fecha en que fue utilizado.

6. Haga clic en Aceptar.

Todos los elementos de Outlook relacionados con sus contactos ahora están vinculados.

Leer el historial de su cliente

Buscar archivos de clientes en las carpetas de su computadora puede ser tedioso. Puede almacenar un documento de Word en un lugar, una hoja de cálculo de Excel en otro y la fecha de su última reunión en el Calendario. Sin embargo, puede tener toda esta información organizada para usted abriendo solo una página, lo que significa que no perderá tiempo buscando la información.

Para leer su historial de clientes, siga estos pasos:

1. Con el contacto abierto, haga clic en la pestaña Actividades.

Aparece la página de Actividades. Cuando el cuadro Mostrar lista dice Todos los elementos, se enumeran todas sus actividades relacionadas con el contacto abierto.

2. Haga clic en cualquier elemento de la lista para abrir el documento vinculado o el elemento de Outlook.

La información se muestra sin tener que buscarla.