Tablas inteligentes que se expanden con datos en modelos de datos de Excel: dummies

Uno de los desafíos que puede enfrentar al construir modelos de datos en Excel es una tabla de datos que se expande con el tiempo. Es decir, la tabla crece en la cantidad de registros que posee debido a la adición de nuevos datos. Para obtener una comprensión básica de este desafío, eche un vistazo a la siguiente figura.

La fecha tanto en la tabla como en el gráfico finaliza en junio.

En esta figura, verá una tabla simple que sirve como fuente para el gráfico. Tenga en cuenta que la tabla enumera los datos de enero a junio.

Imagine que el próximo mes, esta tabla se expande para incluir datos de julio. Deberá actualizar manualmente su tabla para incluir datos de julio. Ahora imagina que tienes este mismo problema en tu modelo de datos, con varias tablas de datos que se vinculan a varias tablas de etapas y componentes del tablero. Puede imaginarse que sería una tarea extremadamente dolorosa mantenerse al día con los cambios cada mes.

Para resolver este problema, puede usar la función de tabla de Excel (puede decir que pasaron toda la noche inventando ese nombre). La función de tabla le permite convertir un rango de datos en una tabla definida que se trata independientemente de otras filas y columnas en la hoja de trabajo. Después de que un rango se convierte en una tabla, Excel ve las celdas individuales en la tabla como un solo objeto con funcionalidad que un rango de datos típico no tiene.

Por ejemplo, las tablas de Excel ofrecen las siguientes características:

• Se activan automáticamente con encabezados desplegables de filtro para que pueda filtrar y ordenar fácilmente.

• Vienen con la capacidad de agregar rápidamente una fila Total con varias funciones agregadas.

• Puede aplicar un formato especial a las tablas de Excel independientemente del resto de la hoja de cálculo.

• Lo más importante para el modelado de datos, se expande automáticamente para permitir nuevos datos.

La función de tabla existe en Excel 2003 con un nombre diferente: la función de lista (que se encuentra en el menú Datos de Excel). El beneficio de este hecho es que las tablas de Excel son totalmente compatibles con las Listas de Excel 2003.

Convertir un rango en una tabla de Excel

Para convertir un rango de datos en una tabla de Excel, siga estos pasos:

1. Resalte el rango de celdas que contienen los datos que desea incluir en su tabla de Excel.

2. En la pestaña Insertar de la cinta, haga clic en el botón Tabla.

   Este paso abre el cuadro de diálogo Crear tabla.

3. En el cuadro de diálogo Crear tabla, verifique el rango de la tabla y especifique si la primera fila del rango seleccionado es una fila de encabezado.

4. Haga clic en Aceptar para aplicar los cambios.

   

   Convertir un rango de datos a una tabla de Excel.

Después de que se lleve a cabo la conversión, observe algunos pequeños cambios. Excel ha puesto listas desplegables de filtro automático en las filas de encabezado, las filas en la tabla ahora tienen sombreado alternativo y Excel no ha nombrado ningún encabezado que no tenga un valor.

Puede usar tablas de Excel como origen para gráficos, tablas dinámicas, cuadros de lista o cualquier otra cosa para la que normalmente usaría un rango de datos. En la siguiente figura, se ha vinculado un gráfico a la tabla de Excel.

Las tablas de Excel se pueden usar como fuente para gráficos, tablas dinámicas, rangos con nombre, etc.

Aquí está lo impresionante. Cuando se agregan datos a la tabla, Excel expande automáticamente el rango de la tabla e incorpora el nuevo rango en cualquier objeto vinculado. Es solo una forma elegante de decir que cualquier gráfico o tabla dinámica vinculada a una tabla de Excel captura automáticamente nuevos datos sin intervención manual.

Por ejemplo, si agrega datos de julio y agosto al final de la tabla de Excel, el gráfico se actualiza automáticamente para capturar los datos nuevos. En la siguiente figura, julio se agrega sin datos y agosto con datos para mostrarle que el gráfico captura todos los registros nuevos y traza automáticamente los datos proporcionados.

Las tablas de Excel se expanden automáticamente cuando se agregan nuevos datos.

Tómese un momento para pensar qué significan las tablas de Excel para un modelo de datos. Significan tablas dinámicas que nunca deben reconfigurarse, gráficos que capturan automáticamente datos nuevos y rangos que se mantienen automáticamente al día con los cambios.

Conversión de una tabla de Excel a un rango

Si desea convertir una tabla de Excel a un rango, puede seguir estos pasos:

1. Coloque el cursor en cualquier celda dentro de la tabla de Excel y seleccione la Tabla Herramientas de las subpestañas de diseño en la cinta de opciones.

2. Haga clic en el botón Convertir a rango, como se muestra.

3. Cuando se le pregunte si está seguro (a través de un cuadro de mensaje), haga clic en el botón Sí.

   

   Para eliminar la funcionalidad de la tabla de Excel, convierta la tabla nuevamente en un rango.