Mejore sus informes de Excel con formato de número efectivo: los dummies

Cómo se diseña una tabla tiene un efecto directo sobre qué tan bien una audiencia absorbe e interpreta los datos en esa mesa. En los informes de Excel, cada información en su tabla debe tener una razón para estar allí. En un esfuerzo por aclarar, las tablas a menudo inundan a la audiencia con tinta superflua que no agrega valor a la información.

Por ejemplo, a menudo verá tablas que muestran un número como $ 145. 57 cuando un 145 simple estaría bien.

¿Por qué incluir las decimales adicionales, que sirven solo para agregar a la masa de números que su público tiene que atravesar?

Aquí hay algunas pautas que debe tener en cuenta al aplicar formatos a los números en su tabla:

• Use decimales solo si se requiere ese nivel de precisión.

• En porcentajes, use solo la cantidad mínima de decimales requerida para representar los datos de manera efectiva.

• En lugar de usar símbolos de moneda (como $ o £), deje que sus etiquetas aclaren que se refiere a valores monetarios.

• Formatea números muy grandes en el lugar de miles o millones.

• Alinee los números a la derecha para que sean más fáciles de leer y comparar.

Esta figura muestra una tabla mal diseñada.

Esta figura muestra la misma tabla con el formato de número apropiado aplicado. Tenga en cuenta que los montos grandes de ingresos y márgenes de margen se han convertido a miles. Además, las etiquetas que están encima de los números ahora lo indican claramente.

Los porcentajes se truncaron para no mostrar decimales. Además, la codificación de color llama la atención sobre la columna Margen%, la métrica clave en esta tabla.

Sorprendentemente, todas estas mejoras se han realizado simplemente con el formato de números. Está bien; no se usaron fórmulas para convertir números grandes a miles, no se utilizó formato condicional para codificar por color el campo Margen% y no hubo otros trucos periféricos de ningún tipo.