Contenido de SharePoint Online y tipos de contenido: dummies

Una de las muchas características geniales que SharePoint Online ofrece es la capacidad de los usuarios para no solo cargar documentos sino también para crear un nuevo documento de Word directamente desde el documento biblioteca haciendo clic en Documentos de las Herramientas de la Biblioteca en la Cinta y luego haciendo clic en Nuevo. Esta acción abre un nuevo documento en blanco en Microsoft Word que se guardará en línea después de darle un nombre de archivo.

Lo que la mayoría de los nuevos usuarios de SharePoint desconocen es que usted puede "cargar" un enlace a un documento en otra biblioteca o crear nuevos documentos de Microsoft Office que no sean Word. En el caso del primero, esto elimina documentos duplicados que podrían convertirse en una pesadilla para sincronizar. Para este último, agiliza la creación de documentos basados ​​en formularios.

La carga de un enlace en lugar de un archivo es posible gracias al contenido de SharePoint y a las características de los tipos de contenido. Piense en el contenido como el documento de Word que cargó o el nuevo archivo que creó a partir de la biblioteca de documentos. La forma en que definió las configuraciones para sus documentos es el tipo de contenido.

Mantener una versión de un documento en varios sitios de SharePoint Online

Administra dos sitios de SharePoint separados y tiene un documento que desea compartir entre los dos sitios. Si crea dos documentos para cargar uno para cada sitio, debe actualizar dos documentos cuando algo cambie. Para evitar el trabajo adicional, puede subir un documento en un sitio y "cargar" un enlace al documento en el otro sitio. Para hacerlo, siga estos pasos:

1. En la biblioteca de documentos donde desea agregar el enlace, haga clic en la pestaña Biblioteca en el menú Herramientas de biblioteca en la cinta de opciones.

2. Haga clic en Configuración de biblioteca en la cinta de opciones.

3. En Configuración general, haga clic en Configuración avanzada.

4. En Permitir administración de tipos de contenido, seleccione Sí. Desplázate hacia abajo y haz clic en Aceptar.

5. En Tipos de contenido, verá que el documento ya aparece como el tipo de contenido predeterminado.

6. Haga clic en el enlace Agregar de los tipos de contenido del sitio existente debajo del tipo de contenido del documento.

7. En la página Agregar tipos de contenido, seleccione Vincular a un documento debajo del cuadro Tipos de contenido del sitio disponibles.

8. Haga clic en el botón Agregar en el medio para agregar el tipo de contenido seleccionado en el cuadro Tipos de contenido para agregar: a la derecha.

9. Haga clic en Aceptar.

   Volverá a la página Configuración de la biblioteca de documentos.

Ahora que ha agregado Enlaces como tipo de contenido, veámoslo en acción. Salga de la vista de configuración de la biblioteca y regrese a su biblioteca de documentos. Para hacerlo, siga estos pasos:

1. Haga clic en la pestaña Documento del menú Herramientas de Biblioteca en la Cinta.

2. Haga clic en el ícono de Nuevo documento para mostrar los tipos de contenido disponibles. Seleccionar enlace a un documento.

3. En el enlace Nuevo a la ventana del documento que aparece, ingrese el nombre del documento y la URL.

4. Haga clic en Aceptar.

   Volverá a su biblioteca de documentos.

¡Viola! Ahora puede ver el enlace enumerado como si fuera un documento real en la biblioteca. Cuando actualice el archivo original, el enlace siempre abrirá la última versión del archivo al que está vinculado.

Agregar una plantilla de Excel en el tipo de contenido de SharePoint Online

Desea poder crear no solo documentos de Word desde su biblioteca, sino también archivos de Excel. El archivo de Excel que desea utilizar cuando crea nuevos archivos de Excel es una plantilla de formulario para una factura que ha creado. Para lograr esto, primero debe agregar su plantilla de factura como un nuevo tipo de contenido en la colección de sitios.

El segundo paso es agregar este nuevo tipo de contenido a su biblioteca de documentos siguiendo los pasos 1 a 9 en la sección anterior, pero reemplazando el Enlace a un documento con la nueva plantilla de formulario de Excel.

Para agregar su plantilla de factura como un nuevo tipo de contenido en la colección de sitios, siga estos pasos:

1. En el sitio principal, vaya a Acciones del sitio → Configuración del sitio.

2. En Galerías, haga clic en Tipos de contenido del sitio y haga clic en Crear.

3. Ponle un nombre (Plantilla de factura), ingresa una descripción si es necesario y selecciona Tipo de contenido del documento en Seleccionar tipo de contenido principal desde.

4. Seleccione Documento en Tipo de contenido primario y elija uno de los grupos existentes o cree un nuevo grupo para su nuevo tipo de contenido y luego haga clic en Aceptar.

5. Haga clic en Avanzado en Configuración, seleccione Cargar una nueva plantilla de documento, busque su plantilla y luego haga clic en Aceptar.

Su nueva plantilla ahora se muestra como una opción cuando crea documentos nuevos en su biblioteca de documentos.